รับผู้เช่าใหม่
Wizard รับผู้เช่าเข้าห้อง จองห้อง เอกสารผู้เช่า พิมพ์สัญญา
เมนู ผู้เช่าและสัญญา → รับผู้เช่าเข้าห้อง (หรือกดที่ห้องว่างในผังห้อง)
5 ขั้นตอน
หัวข้อที่มีชื่อว่า “5 ขั้นตอน”- เลือกห้องว่าง — พิมพ์เลขห้องหรือประเภท
- ผู้เช่า — ค้นหาผู้เช่าเดิม (ชื่อ / เบอร์ / เลขบัตร) หรือเพิ่มใหม่ เพิ่มผู้เช่าร่วมได้ (คนแรกคือผู้เช่าหลัก: ชื่อบนสัญญาและใบแจ้งหนี้)
- ระบบตรวจเลขบัตรประชาชน และเตือนถ้าอยู่ในรายชื่อห้ามเช่า (ห้ามเช่า บันทึก/ยกเลิกได้เฉพาะเจ้าของและผู้จัดการ)
- ผู้เช่าที่ต้องการใบกำกับภาษีเต็มรูป: ใส่ชื่อ/ที่อยู่/เลขผู้เสียภาษี/สาขา สำหรับออกใบกำกับ
- เงื่อนไข — ค่าเริ่มต้นมาจากราคาห้อง แก้ได้ (ถ้าเปลี่ยนราคาต้องใส่เหตุผล) ดูประมาณการยอดที่ต้องชำระวันย้ายเข้า
- ห้องที่ไม่เก็บค่าเช่า (ห้องพนักงาน ร้านที่จ่ายแค่ค่าไฟ): ใส่ค่าเช่า 0 และเขียนเหตุผลใน หมายเหตุค่าเช่า — แสดงใต้ค่าเช่าในหน้าสัญญา คนเปิดดูจะรู้ว่าตั้งใจ ไม่ใช่ลืมใส่ · ใบแจ้งหนี้ประจำเดือนของสัญญานี้ไม่มีบรรทัดค่าเช่า มีแต่น้ำไฟและค่าใช้จ่ายประจำ (ถ้าวันหลังเปลี่ยนค่าเช่า จะเริ่มเก็บตั้งแต่รอบถัดไป ไม่ย้อนเก็บเดือนที่ไม่ได้เก็บ)
- การเก็บค่าเช่า ของสัญญานี้: จ่ายก่อนอยู่ หรือ อยู่ก่อนจ่าย (ค่าเริ่มต้นตามที่ตั้งไว้ใน ตั้งค่า → การออกใบแจ้งหนี้) ดูรายละเอียด
- ย้ายเข้า หรือ จองไว้ก่อน
- ย้ายเข้าเลย: จดมิเตอร์น้ำ/ไฟตั้งต้น (บังคับ เฉพาะที่สัญญาใช้ — ตู้/บูธที่ไม่มีน้ำหรือไฟ เอาเครื่องหมาย ใช้น้ำ/ใช้ไฟ ออกที่ขั้นเงื่อนไขสัญญา ดูพื้นที่ที่ไม่ใช้น้ำหรือไฟ) + รูป, ตรวจสภาพห้อง (ติ๊ก = ปกติ), กุญแจที่ส่งมอบ → ห้องเป็น “มีผู้เช่า” (วันย้ายเข้าเป็นวันนี้หรือย้อนหลังเท่านั้น)
- จองไว้ก่อน: ห้องเป็น “จองแล้ว” จนกว่าจะกด ย้ายเข้า ที่หน้าสัญญา — ผู้เช่าที่จะเข้าวันหลังให้บันทึกแบบนี้ แล้วกดย้ายเข้าในวันที่เข้าจริง (จองแบบเร็ว หน้าเดียวพร้อมรับเงินจอง: เมนู จองห้อง)
- ตรวจสอบ แล้วกดบันทึก
จ่ายก่อนอยู่ และ อยู่ก่อนจ่าย
หัวข้อที่มีชื่อว่า “จ่ายก่อนอยู่ และ อยู่ก่อนจ่าย”หอเดียวกันใช้ได้ทั้งสองแบบ เลือกต่อสัญญา (เช่น สัญญาเดิม = อยู่ก่อนจ่าย, ผู้เช่าใหม่ = จ่ายก่อนอยู่)
| อยู่ก่อนจ่าย (เก็บย้อนหลัง) | จ่ายก่อนอยู่ (เก็บล่วงหน้า) | |
|---|---|---|
| ใบแจ้งหนี้ 1 พ.ย. | ค่าเช่า ต.ค. + น้ำไฟ ต.ค. (เดือนเดียวกัน) | ค่าเช่า พ.ย. + น้ำไฟ ต.ค. (เดือนที่เพิ่งใช้) |
| วันย้ายเข้า | เงินประกัน | เงินประกัน + ค่าเช่ารอบแรก (ใบแจ้งหนี้ย้ายเข้า) ไม่มีน้ำไฟ |
ตัวอย่าง จ่ายก่อนอยู่ ค่าเช่า 3,000 ประกัน 2 เดือน: วันเข้าเก็บ ประกัน 6,000 + ค่าเช่ารอบแรก 3,000 = 9,000 บาท (+ ค่าใช้จ่ายประจำ ถ้ามี) (เข้ากลางรอบ ค่าเช่ารอบแรกคิดตามวันตามที่ตั้งค่าไว้ — ยอดในหน้ารับผู้เช่าและในสัญญาที่พิมพ์คิดแบบเดียวกัน) ใบแจ้งหนี้รอบถัดไป = ค่าเช่ารอบใหม่ + น้ำไฟตั้งแต่วันเข้า
ใบแจ้งหนี้ย้ายเข้าใช้กับสัญญา จ่ายก่อนอยู่ เท่านั้น สัญญาอยู่ก่อนจ่ายเก็บค่าเช่ารอบแรกในใบแจ้งหนี้รอบถัดไป
ใบแจ้งหนี้ย้ายเข้า — ติ๊ก “ออกใบแจ้งหนี้ย้ายเข้าทันที” ในขั้นตรวจสอบ หรือกด ออกใบแจ้งหนี้ย้ายเข้า ที่การ์ด ยอดชำระวันย้ายเข้า บนหน้าสัญญา (เจ้าของ ผู้จัดการ บัญชี) ใบแจ้งหนี้ย้ายเข้ารวม ค่าใช้จ่ายประจำ ของรอบนั้นด้วย (เช่น ค่าส่วนกลาง เต็มจำนวน) รอบใบแจ้งหนี้ประจำเดือนจะไม่เก็บค่าเช่าและค่าใช้จ่ายประจำของรอบนั้นซ้ำ (ค่าเช่าคิดด้วยค่าเช่าที่มีผลในรอบนั้น ถ้าตั้งปรับค่าเช่าไว้ · สัญญาค่าเช่า 0 ไม่มีบรรทัดค่าเช่า ถ้าไม่มีค่าใช้จ่ายประจำด้วย ไม่ต้องออกใบแจ้งหนี้ย้ายเข้า)
ถ้าไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ย้ายเข้า (หรือสัญญาอยู่ก่อนจ่าย) ใบแจ้งหนี้ประจำเดือนรอบถัดไปเก็บค่าเช่าตั้งแต่วันเข้าและค่าใช้จ่ายประจำของรอบแรกให้ (เต็มเดือน ครั้งเดียว) · บันทึกการย้ายเข้าย้อนหลังหลังจากสร้างใบแจ้งหนี้รอบถัดไปแล้ว → ใบแจ้งหนี้รอบต่อไปเก็บทุกรอบที่ยังไม่ได้เก็บ
เปลี่ยนแบบของสัญญาที่มีผลแล้ว — หน้าสัญญา → การเก็บค่าเช่า → เปลี่ยน (เจ้าของ/ผู้จัดการ)
- อยู่ก่อนจ่าย → จ่ายก่อนอยู่: ใบแจ้งหนี้รอบถัดไปเก็บค่าเช่ารอบที่เพิ่งจบ และ รอบใหม่ (ยอดเดือนนั้นสูงกว่าปกติ)
- จ่ายก่อนอยู่ → อยู่ก่อนจ่าย: ใบแจ้งหนี้รอบถัดไปไม่มีค่าเช่า (เก็บไปแล้ว) มีแต่น้ำไฟ
- ถ้าสัญญามีร่างใบแจ้งหนี้ประจำเดือนอยู่แล้ว ร่างนั้นยังคิดแบบเดิม → กด สร้างร่างใหม่ ที่รอบใบแจ้งหนี้นั้นก่อนออกใบแจ้งหนี้
หลังบันทึก
หัวข้อที่มีชื่อว่า “หลังบันทึก”- รับเงินประกัน/เงินจอง ที่การ์ด เงินประกัน บนหน้าสัญญา (ออกใบเสร็จให้ทันที) — เงินประกันไม่อยู่ในใบแจ้งหนี้ เพราะเป็นเงินที่ถือไว้ ไม่ใช่รายได้
- ช่อง เงินจองตามข้อตกลง ในขั้นตอนทำสัญญาบันทึกไว้ในสัญญาเท่านั้น ไม่ใช่การรับเงิน — เงินจองที่รับมาแล้วให้บันทึกที่การ์ดนี้ (เลือก เงินจอง) ระบบจึงจะถือไว้และหักใบแจ้งหนี้ได้
- แบ่งรับหลายครั้งได้ แต่ยอดที่ถือไว้รวมกันต้องไม่เกินที่ตกลงในสัญญา (เงินประกัน และค่าเช่าล่วงหน้า) — กันการรับซ้ำ ถ้าตั้งใจรับเกิน เช่น ตกลงเก็บประกันเพิ่ม ให้ติ๊ก ยืนยันรับเกินยอดตามสัญญา ในหน้าต่างรับเงิน
- ถ้าหักเงินประกันไปชำระใบแจ้งหนี้แล้ว รับเติมกลับได้จนเท่ายอดตามสัญญา (นับจากยอดที่ยังถือไว้) · เงินจองไม่มีเพดาน
- สัญญาอยู่ก่อนจ่ายที่เก็บค่าเช่าล่วงหน้า (และสัญญาจ่ายก่อนอยู่ของหอที่ติ๊ก “ถือค่าเช่าล่วงหน้าไว้ได้” ที่ ตั้งค่า → การออกใบแจ้งหนี้ → รอบใบแจ้งหนี้): รับที่การ์ดเดียวกัน เลือกประเภท “ค่าเช่าล่วงหน้า” — ถือไว้เหมือนเงินประกัน ใช้หักใบแจ้งหนี้ระหว่างสัญญาไม่ได้ ตอนย้ายออกระบบหักค่าเช่ารอบสุดท้ายจากก้อนนี้ก่อน
- รับชำระใบแจ้งหนี้ย้ายเข้าที่การ์ด ยอดชำระวันย้ายเข้า (เงินจองที่รับไว้ใช้หักใบแจ้งหนี้ได้ด้วยปุ่ม หักเงินประกันชำระใบแจ้งหนี้ ที่การ์ดเงินประกัน — ระบบหักเงินจองก่อน เงินประกันการเช่ายังเต็มยอด)
- พิมพ์สัญญา A4 จากหน้าสัญญา → พิมพ์สัญญา
- อัปโหลดสำเนาบัตร/สัญญาที่เซ็นแล้ว ที่หน้าผู้เช่า (ช่างและผู้ดูแลแพลตฟอร์มมองไม่เห็นข้อมูลส่วนตัวผู้เช่า)