ย้ายข้อมูลจากระบบเดิม

เมนู ย้ายข้อมูลเข้าระบบ (เจ้าของ/ผู้จัดการ, บัญชีดูได้)

ก่อนเริ่ม

• สร้างอาคาร ห้อง ประเภทห้อง และอัตราค่าน้ำไฟให้ครบก่อน — ตั้งค่าหอครั้งแรก หรือนำเข้าห้องจากไฟล์ในขั้น 0
• ตั้ง วันเริ่มใช้ระบบ (Go-live) ที่หัวหน้า — เป็นวันที่ตั้งต้นของเงินประกันและยอดยกมา
• ข้อมูลทุกไฟล์ควรเป็น ณ วันเดียวกัน (เช่น สิ้นวันก่อน Go-live)

นำเข้าทีละขั้น (ต้องทำตามลำดับ)

ขั้น	ข้อมูล	หมายเหตุ
0	ห้อง (ไม่บังคับ)	ใช้แทน wizard อาคารเมื่อผังห้องไม่เป็นระเบียบ: อาคาร/ชั้นที่ยังไม่มีสร้างให้ · ประเภทห้องใหม่ใส่รหัส + ชื่อ + ค่าเช่า (มีผลวัน Go-live) · ย้อนกลับได้ถ้ายังไม่มีสัญญา/มิเตอร์/ใบแจ้งหนี้
1	ผู้เช่า	เลขบัตรใช้จับคู่ในขั้นถัดไป ห้ามซ้ำ
2	สัญญาที่มีผล	ห้องเปลี่ยนเป็น “มีผู้เช่า” (หรือ “แจ้งย้ายออก”) อัตโนมัติ · เก็บเลขที่สัญญาเดิมได้
3	เงินประกันที่ถืออยู่	ไม่ออกใบเสร็จใหม่ ไม่นับเป็นเงินเข้าในกะ/รายงาน · สัญญาละ 1 รายการต่อประเภท (เงินประกัน / เงินจอง) — นำเข้าไฟล์เดิมซ้ำ หรือสัญญาที่รับเงินประกันในระบบแล้ว ระบบจะไม่รับแถวนั้น
4	เลขมิเตอร์ล่าสุด	เลขที่ระบบเดิมใช้คิดเงินครั้งสุดท้าย = เลขตั้งต้นของการจดครั้งแรกในระบบนี้
5	ยอดค้าง/เครดิตยกมา	ยอดค้างแยกตามใบแจ้งหนี้เดิมได้ (แถวที่เลขใบแจ้งหนี้เดิมเดียวกันรวมเป็นใบแจ้งหนี้เดียว) · ไม่คิดค่าปรับย้อนหลัง

ในแต่ละขั้น:

1. กด ไฟล์ตัวอย่าง (.xlsx) — มีชีต “ข้อมูล” (หัวคอลัมน์ + แถวตัวอย่าง) และชีต “คำอธิบาย” บอกทุกคอลัมน์ (คอลัมน์ที่มี * ต้องใส่)
2. ลบแถวตัวอย่าง ใส่ข้อมูลจริง (ไม่เกิน 2,000 แถวต่อไฟล์) วันที่ใช้ 2025-12-31 หรือ 31/12/2568
3. เลือกไฟล์ (.xlsx หรือ .csv UTF-8) — ระบบตรวจทุกแถวทันทีโดย ยังไม่บันทึก
4. ถ้ามีข้อผิดพลาด ระบบแสดงแถวที่ผิดและเหตุผล → แก้ไฟล์แล้วเลือกใหม่ (บันทึกทั้งไฟล์หรือไม่บันทึกเลย)
5. ไม่มีข้อผิดพลาด → ดูสรุป (จำนวน ยอดรวม) แล้วกด บันทึก

ย้อนกลับ

ที่ ประวัติการนำเข้า กด ย้อนกลับ (ใส่เหตุผล) เพื่อลบทุกรายการที่ชุดนั้นสร้าง ทำได้เฉพาะเมื่อยังไม่มีรายการอื่นใช้ข้อมูลชุดนั้น — ถ้านำเข้าหลายขั้นแล้ว ให้ย้อนจากขั้นหลังสุดก่อน (เช่น ยอดยกมาที่รับชำระไปแล้ว หรือมิเตอร์ที่จดต่อไปแล้ว ย้อนกลับไม่ได้) เงินประกันและยอดยกมาที่ลงวันที่ในเดือนที่ปิดงวดแล้ว ย้อนกลับไม่ได้ (เปิดงวดก่อน หรือแก้ด้วยใบลดหนี้/รับชำระ) เลขที่สัญญาและเลขยอดยกมา (OB…) ที่ระบบออกให้ชุดนั้นจะคืนกลับ นำเข้าใหม่ได้เลขต่อเนื่องไม่ขาด — ยกเว้นมีเอกสารชนิดเดียวกันออกเลขต่อจากนั้นไปแล้ว (เช่น ทำสัญญาใหม่ในระบบหลังนำเข้า) เลขของชุดที่ย้อนกลับจะเว้นว่างไว้ (ระบบไม่เปลี่ยนเลขเอกสารที่ออกแล้ว)

ยอดยกมาคือยอดที่ค้างในระบบเดิม รวม VAT แล้ว ระบบไม่บวก VAT และไม่ปัดเศษเพิ่ม · นำเข้าไฟล์เดิมซ้ำ (ยอด วันที่ และรายละเอียดเดียวกัน ไม่มีเลขบิลเดิม) ระบบไม่รับแถวนั้น

เลขเอกสารเริ่มต้น

แท็บ เลขเอกสารเริ่มต้น มี 2 ส่วน

รูปแบบเลขเอกสาร — ค่าเริ่มต้นเอกสารการเงินนับใหม่ทุกเดือน (เช่น INV6910-0001) สัญญานับใหม่ทุกปี (L2569-0001) ถ้าระบบเดิมใช้รูปแบบอื่น กด ตั้งรูปแบบ ที่ชุดเอกสารนั้นแล้วเลือกให้ตรงกับของเดิม:

ช่อง	ตัวอย่าง: ใบเสร็จ 55-R53071	ตัวอย่าง: ใบแจ้งหนี้ 69-02821
คำนำหน้า	55-R	(ว่าง)
งวด	ไม่มี (รันต่อเนื่องไม่นับใหม่)	ปี พ.ศ. 2 หลัก (นับใหม่ทุกปี)
ตัวคั่นก่อนลำดับ	ไม่มี	ขีด (-)
จำนวนหลักของลำดับ	5	5

• เปลี่ยนรูปแบบแล้วลำดับจะเริ่มนับใหม่ ให้ตั้งเลขสุดท้ายในส่วนถัดไปทุกครั้ง
• ถ้าระบบเดิมใช้ใบเสร็จเล่มเดียวทั้งใบเสร็จและใบกำกับภาษี ให้ใส่รหัสชุดของ “เลขใบเสร็จ” และ “เลขใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี” เป็นรหัสเดียวกันที่ ตั้งค่า → การออกใบแจ้งหนี้ แล้วตั้งรูปแบบครั้งเดียว
• กด ใช้รูปแบบมาตรฐาน เพื่อกลับไปใช้แบบเดิมของระบบ

เลขเริ่มต้น — ใส่เลขสุดท้ายที่ระบบเดิมใช้ไป (ชุดที่นับใหม่ทุกเดือน/ปี ให้เลือกเดือน/ปีที่ออกเอกสารด้วย) ระบบจะออกเลขถัดไปต่อจากนั้น ตั้งได้เฉพาะเลขที่มากกว่าเลขที่ใช้ไปแล้ว — ตารางด้านบนแสดงเลขถัดไปให้ตรวจก่อนเริ่มใช้จริง

กระทบยอด

แท็บ กระทบยอดกับระบบเดิม: ใส่ตัวเลขจากระบบเดิมรายอาคาร (ห้องที่มีผู้เช่า เงินประกัน ยอดค้าง เครดิต) ระบบแสดงส่วนต่าง ทุกช่องต้อง “ตรง” ก่อนเริ่มใช้จริง แล้วพิมพ์เก็บไว้