ห้องรายวัน (จอง เช็กอิน เช็กเอาต์)

เมนู ห้องรายวัน (เจ้าของ ผู้จัดการ บัญชี พนักงาน)

ห้องรายวันเป็นฟีเจอร์เสริม หอที่ให้เช่าแต่รายเดือนไม่ต้องเปิด เมนูและราคาต่อคืนในหน้าห้องจะไม่แสดง

เปิด / ปิดใช้ (เจ้าของ / ผู้จัดการ)

1. ตั้งค่า → ฟีเจอร์เสริม → ติ๊ก ห้องรายวัน → บันทึก
2. เมนู ห้องรายวัน จะแสดงในหมวด ห้องและผู้เช่า

จะปิดได้เมื่อไม่มีการจองที่ยังไม่ถึงวันเข้าพักและไม่มีแขกที่ยังพักอยู่ — ยกเลิกการจองหรือเช็กเอาต์ให้ครบก่อน ประวัติการเข้าพักและบิลเดิมยังอยู่ครบ เปิดใหม่เมื่อไรก็เห็นเหมือนเดิม

ห้องเดียวกันรับได้ทั้งรายเดือนและรายวัน แต่ไม่ซ้อนวันกัน:

• ห้องที่มีผู้เช่ารายเดือนอยู่ จองรายวันไม่ได้ — ยกเว้นผู้เช่าแจ้งย้ายออกแล้ว จองได้ตั้งแต่วันย้ายออกตามแผนเป็นต้นไป
• ห้องที่จองรายเดือนไว้แล้ว (ผู้เช่ายังไม่ย้ายเข้า) ขายรายวันได้จนถึงวันย้ายเข้า — แขกต้องเช็กเอาต์ไม่หลังวันนั้น (เช็กเอาต์เช้าวันที่ผู้เช่าย้ายเข้าได้) ทั้งตอนจอง แก้การจอง เช็กอิน walk-in และต่อคืน · รายการห้องในฟอร์มจองบอก “ออกไม่เกิน <วันที่>”
• ห้องที่มีการจองรายวันที่ยังไม่ถึงกำหนด ทำสัญญารายเดือนที่ย้ายเข้าทันทีไม่ได้ ต้องยกเลิกหรือย้ายการจองก่อน · จองรายเดือนล่วงหน้าได้ ถ้าวันย้ายเข้าไม่ก่อนวันออกของการจองรายวันทุกรายการ
• ผู้จองรายเดือนกด ย้ายเข้า ได้หลังแขกเช็กเอาต์แล้ว
• ค่าน้ำค่าไฟรวมในราคาต่อคืน ไม่ต้องจดมิเตอร์ตอนเช็กอิน/เช็กเอาต์ และไม่มีในใบแจ้งหนี้รายเดือน

เวลาเช็กอิน / เช็กเอาต์ (เจ้าของ / ผู้จัดการ)

ห้องรายวัน → กดเวลาที่หัวหน้า (ค่าเริ่มต้น เข้า 14:00 · ออก 12:00) → ตั้งเวลาของโครงการนี้ → บันทึก

• เวลานี้แสดงในฟอร์มจอง ฟอร์มรับ walk-in และใบลงทะเบียนผู้เข้าพัก (ให้ลูกค้ารับทราบตอนเซ็น)
• ช่อง “เข้าพักอยู่” ขึ้นป้าย ออกวันนี้ 12:00 และเปลี่ยนเป็น เลยเวลาเช็กเอาต์ เมื่อเลยเวลาแล้วยังไม่เช็กเอาต์ — ใช้ตามห้องและแจ้งแม่บ้าน
• ระบบไม่บังคับเวลา เช็กอินก่อนหรือเช็กเอาต์หลังเวลาได้ ถ้าจะคิดค่าเช็กเอาต์ล่าช้า ให้ใส่เป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มตอนเช็กเอาต์

ตั้งราคารายวัน (เจ้าของ / ผู้จัดการ)

• ทั้งประเภทห้อง: ห้องพัก → ประเภทห้อง → ราคา → ชนิด “รายวัน” ใส่ราคาต่อคืนและวันที่มีผล
• ห้องเดียว: หน้าห้อง → ราคาต่อคืนของห้องนี้ (เว้นว่าง = ใช้ราคาของประเภทห้อง)
• ไม่รับรายวัน: หน้าห้อง → เอาเครื่องหมายออกจาก รับเช่ารายวันได้

หมายเหตุ

ส่วนปรับราคา (+/−) ของห้องใช้กับราคารายเดือนเท่านั้น ถ้าห้องนี้ราคาต่อคืนต่างจากประเภทห้อง ให้ใส่ราคาต่อคืนของห้องนี้แทน

จองห้อง

ห้องรายวัน → จองห้องรายวัน — เลือกห้อง วันเข้าพัก วันออก (วันออกไม่นับเป็นคืน) ชื่อและเบอร์ผู้เข้าพัก ราคาต่อคืน (เว้นว่าง = ราคาของห้อง) ระบบไม่ให้จองซ้อนกับการจองอื่นหรือผู้เช่ารายเดือน

เงินมัดจำ

รับมัดจำได้ตอนจอง (ช่อง รับเงินมัดจำ ในฟอร์มจอง) หรือภายหลังด้วยปุ่ม รับมัดจำ ที่การจอง ระบบออกใบเสร็จทันที (เงินสดเข้ากะเงินสดของผู้รับ) และการจองแสดง “มัดจำ … บาท” (กดเพื่อเปิดหน้าสัญญาการจอง ดูใบเสร็จ คืนเงิน หรือริบเงิน)

• ตอนเช็กอิน มัดจำหักค่าห้องให้เอง (ใบเสร็จ “หักจากเงินจอง”) ส่วนที่เหลือรับเพิ่มตามปกติ
• ลูกค้าไม่มา กด ไม่มา — มัดจำเป็นรายได้ทันที (ใบแจ้งหนี้ “ริบเงินจอง” ที่ชำระแล้วพร้อมใบเสร็จ) และห้องว่างให้ขายต่อ
• ลูกค้ายกเลิก ต้องคืนเงิน (หรือริบเงิน ตามเงื่อนไขของหอ) ที่การ์ดเงินประกันในหน้าสัญญาการจองก่อน แล้วจึงกด ยกเลิก — การคืนเงินทำได้เฉพาะเจ้าของ ผู้จัดการ หรือบัญชี

ปฏิทินด้านล่างแสดง 14 วัน: ฟ้า = จองแล้ว, เขียว = พักอยู่, เทา = มีผู้เช่ารายเดือน (ผู้เช่าปัจจุบันจนถึงวันย้ายออกตามแผน และผู้จองรายเดือนตั้งแต่วันย้ายเข้า)

แก้ไขการจอง

กด แก้ไข ที่การจอง (ช่อง “รอเช็กอิน” หรือ “จองล่วงหน้า”) เปลี่ยนห้อง วันที่ ชื่อ เบอร์ จำนวนคน หรือราคาต่อคืนได้จนกว่าจะเช็กอิน ย้ายไปห้องอื่นโดยเว้นราคาว่าง = ใช้ราคาของห้องใหม่

ลูกค้ามาช้ากว่าวันเข้าพัก ยังแก้ข้อมูลอื่นได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนวันเข้าพัก ถ้าเลยวันออกของการจองไปแล้ว ปุ่มเช็กอินจะหายไป ให้แก้วันที่ใหม่หรือกด ไม่มา

การจองที่เลยวันเข้าพักแล้วยังไม่มา มีป้ายสีแดง “เลยวันเข้าพัก ยังไม่มา” พร้อมเบอร์โทร — ระบบไม่ยกเลิกเอง ให้โทรถามก่อน แล้วเลือกเช็กอิน (เลือกได้ว่าจะคิดค่าห้องจากวันไหน) หรือกด ไม่มา

รับลูกค้า walk-in (ไม่ได้จองมาก่อน)

ห้องรายวัน → รับลูกค้า walk-in — จองและเช็กอินในขั้นเดียว

1. เลือกห้องที่ว่างคืนนี้ (รายการแสดงเฉพาะห้องที่ไม่มีผู้พัก ไม่ปิดปรับปรุง ไม่มีการจองคืนนี้ และไม่มีผู้จองรายเดือนที่ย้ายเข้าวันนี้หรือก่อนหน้า) ใส่จำนวนคืน ราคาต่อคืน (เว้นว่าง = ราคาของห้อง) จำนวนคน
2. ค้นหาผู้เข้าพักเดิม หรือกรอกข้อมูลใหม่ตามบัตร
3. ใส่เงินประกัน (0 = ไม่เก็บ) → เช็กอินและออกใบแจ้งหนี้ แล้วรับเงินที่หน้าการเข้าพักเหมือนการเช็กอินปกติ

ลูกค้ามาหลังเที่ยงคืน (ก่อนเวลาเช็กเอาต์) จะมีช่องให้ติ๊ก “มาหลังเที่ยงคืน” นับเป็นคืนของเมื่อวาน เช่น มาตีสองของวันที่ 16 พัก 1 คืน = คืนวันที่ 15 ออกวันที่ 16

ถ้าเช็กอินไม่สำเร็จ (เช่น ห้องถูกจองไปพร้อมกัน) ระบบไม่บันทึกการจองหรือผู้เข้าพักค้างไว้ เลือกห้องใหม่แล้วกดอีกครั้งได้

เช็กอิน

ช่อง รอเช็กอิน → เช็กอิน (กดได้ตั้งแต่วันเข้าพัก · ลูกค้าที่จองคืนเมื่อวานแล้วมาถึงหลังเที่ยงคืนก็เช็กอินได้)

1. ค้นหาผู้เข้าพักเดิม หรือกรอกข้อมูลใหม่ตามบัตรประชาชน/พาสปอร์ต (ถ้าเช็กอินไม่สำเร็จ ระบบจะไม่บันทึกผู้เข้าพักใหม่ค้างไว้ กรอกใหม่ได้เลย)
2. ใส่เงินประกันความเสียหาย (0 = ไม่เก็บ)
3. กด เช็กอินและออกใบแจ้งหนี้ — ระบบออกใบแจ้งหนี้ค่าห้องพักรายวัน (คืน × ราคาต่อคืน) ทันที ห้องเปลี่ยนเป็น “มีผู้เช่า” แล้วเปิดหน้าการเข้าพัก

ลูกค้ามาช้ากว่าวันที่จอง หน้าต่างเช็กอินมีช่อง เริ่มคิดค่าห้องจาก ให้เลือก (ยอดในหน้าต่างเปลี่ยนตาม):

• วันนี้ (ค่าเริ่มต้น) — คิดเฉพาะคืนที่พักจริง วันเข้าพักในการจองเลื่อนมาเป็นวันนี้
• เมื่อคืน (มาหลังเที่ยงคืน) — ค่าเริ่มต้นเมื่อเช็กอินก่อนเวลาเช็กเอาต์
• วันที่จอง — คิดทุกคืนที่จองไว้ (หอเสียโอกาสขายห้องคืนนั้น) ใบแจ้งหนี้มีหมายเหตุ “มาถึงวันที่ … คิดค่าห้องตั้งแต่วันที่จอง”

ลูกค้าที่ไม่มาเลย ให้กด ไม่มา ที่การจอง ห้องจะว่างให้ขายต่อทันที

ที่หน้าการเข้าพัก:

• รับเงินค่าห้อง ที่การ์ดใบแจ้งหนี้ หรือที่ POS หน้าเคาน์เตอร์เหมือนใบแจ้งหนี้อื่น
• รับเงินประกัน ที่การ์ดเงินประกัน
• พิมพ์ใบลงทะเบียนผู้เข้าพัก ให้ผู้เข้าพักเซ็น

ต่อคืน

ต่อคืน (ช่อง “เข้าพักอยู่” หรือหน้าการเข้าพัก) → เลือกวันออกใหม่ ระบบออกใบแจ้งหนี้เฉพาะคืนที่เพิ่ม ถ้ามีการจองคนต่อไปในห้องนั้น (รายวัน หรือผู้จองรายเดือนที่ย้ายเข้าก่อนวันออกใหม่) จะต่อไม่ได้ ให้ย้ายหรือยกเลิกการจองนั้นก่อน

เช็กเอาต์

เช็กเอาต์ → ใส่ค่าใช้จ่ายเพิ่มถ้ามี (ของเสียหาย เช็กเอาต์ล่าช้า ฯลฯ — ระบบออกใบแจ้งหนี้เพิ่มอีกใบ) → ยืนยันเช็กเอาต์ ห้องกลับเป็นห้องว่างทันที

แขกที่อยู่เกินวันออกโดยไม่ได้กดต่อคืน: ตอนเช็กเอาต์ระบบออกใบแจ้งหนี้ค่าห้องของคืนที่เกินให้เอง (ราคาต่อคืนเดิม หน้าต่างเช็กเอาต์แสดงจำนวนคืนและยอด)

ค่าซ่อมที่คิดกับการเข้าพักนี้และยังไม่ได้เรียกเก็บ รวมในใบแจ้งหนี้ตอนเช็กเอาต์ให้เอง (หน้าต่างเช็กเอาต์แสดงยอด) ค่าซ่อมที่คิดหลังเช็กเอาต์แล้ว ระบบออกใบแจ้งหนี้ให้ทันที

ค่าใช้จ่ายเพิ่มเลือกได้เฉพาะประเภท ค่าบริการ หรือ อื่น ๆ (เช่น ค่าซ่อม/ค่าเสียหาย) — ค่าห้องออกใบแจ้งหนี้ไปแล้วตอนเช็กอิน/ต่อคืน ค่าน้ำไฟรวมในราคา และเงินประกันรับที่การ์ดเงินประกัน

จากนั้นที่หน้าการเข้าพัก การ์ดเงินประกัน:

• หักเงินประกัน ชำระใบแจ้งหนี้ที่ยังค้าง
• คืนเงินประกัน ส่วนที่เหลือ

คำเตือน

เช็กเอาต์ก่อนกำหนด ระบบไม่คืนค่าคืนที่ไม่ได้พักให้อัตโนมัติ ถ้าจะคืน ให้ออกใบลดหนี้ที่ใบแจ้งหนี้ค่าห้องพัก

สิ่งที่ใช้กับการเข้าพักรายวันไม่ได้

การเข้าพักรายวันเปลี่ยนได้ด้วย ต่อคืน และ เช็กเอาต์ เท่านั้น:

• แจ้งย้ายออก ย้ายออก ย้ายห้อง ยกเลิกสัญญา ใช้ไม่ได้ — ถ้าเช็กอินผิดห้อง ให้ยกเลิกใบแจ้งหนี้ (ถ้ายังไม่รับเงิน) แล้วเช็กเอาต์ จากนั้นจองและเช็กอินห้องที่ถูกใหม่
• แก้วันสิ้นสุด ใช้ “ต่อคืน” แทน · ปรับค่าเช่า ไม่ได้ (ราคาต่อคืนกำหนดตอนจอง แก้ได้ก่อนเช็กอิน)
• ไม่คิดค่าปรับชำระล่าช้า กับใบแจ้งหนี้ค่าห้องพักรายวัน แม้ค้างหลังวันเช็กเอาต์
• ไม่ต้องผูก LINE ให้ผู้เข้าพักรายวัน และระบบไม่ส่งเตือน “สัญญาใกล้สิ้นสุด” หรือเตือนส่งเลขมิเตอร์ (ถ้าผู้เข้าพักผูก LINE ไว้แล้วจากสัญญารายเดือน จะได้รับข้อความใบแจ้งหนี้ค่าห้องพักเมื่อเลือก “ห้องพักรายวัน” ที่ ตั้งค่า → แจ้งเตือนผู้เช่าทาง LINE)
• สัญญารายวันไม่นับใน “ใกล้หมดสัญญา” และไม่รวมในยอดค่าเช่าของรายงานกระทบยอด

ยกเลิก / ไม่มาเข้าพัก

• ยกเลิก — ลูกค้ายกเลิกก่อนวันเข้าพัก
• ไม่มา — ถึงวันแล้วลูกค้าไม่มา (เก็บไว้ดูสถิติ) — มัดจำที่รับไว้เป็นรายได้ทันที

ทั้งสองแบบทำให้วันนั้นกลับมาว่างให้จองใหม่ได้

เรื่องที่เจ้าของหอต้องตรวจเอง

• ภาษีค่าห้องรายวันตั้งไว้เป็น VAT (ลักษณะธุรกิจที่พัก) แก้ได้ที่ ตั้งค่า → การออกใบแจ้งหนี้ → ประเภทค่าใช้จ่าย “ค่าห้องพักรายวัน” ถามนักบัญชีก่อนเปิดใช้
• การให้เช่าห้องต่ำกว่า 30 วัน อาจต้องมีใบอนุญาตตาม พ.ร.บ.โรงแรม
• ผู้เข้าพักชาวต่างชาติ ต้องแจ้งที่พัก (ตม.30) ภายใน 24 ชั่วโมง