ผู้เช่าทิ้งห้องและพักหนี้
ขนของออกมาเก็บ ปล่อยห้องให้เช่าต่อ โดยหนี้ยังอยู่แต่พักไว้ก่อน
ใช้เมื่อผู้เช่าหายไปไม่มาจ่ายเงินนานหลายเดือน คุณต้องเปิดห้องขนของออกมาเก็บ แล้วปล่อยห้องให้คนอื่นเช่า แต่ยังไม่อยากตัดหนี้สูญ เพราะผู้เช่าอาจกลับมาจ่ายหรือมารับของ
พักหนี้ คือ หนี้ยังอยู่ครบ ผู้เช่ายังจ่ายได้ตามปกติ แต่ระบบจะ
- เอาห้องนี้ออกจากรายการทวงถามในหน้าค้างชำระ และไม่ส่ง LINE เตือนค้างชำระ
- หยุดนับค่าปรับตั้งแต่วันที่พักหนี้ (ค่าปรับที่เกิดก่อนหน้านั้นยังเป็นหนี้อยู่)
- เตือนให้ทบทวนเมื่อพักครบตามจำนวนวันที่ตั้งไว้
ตั้งค่า (เจ้าของ/ผู้จัดการ)
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ตั้งค่า (เจ้าของ/ผู้จัดการ)”ตั้งค่า → ค่าปรับและการทวงถาม การ์ด พักหนี้ (ผู้เช่าทิ้งห้อง) ตั้งแยกทีละตึก
| ตั้งค่า | ความหมาย |
|---|---|
| ค้างเกินกี่วัน | ห้องที่ค้างนานเกินนี้ (นับจากวันครบกำหนดของใบแจ้งหนี้ที่ค้างนานที่สุด) จะมีป้ายแดง เข้าเงื่อนไขพักหนี้ ในหน้าค้างชำระ เช่น 90 วัน ≈ 3 เดือน · เว้นว่าง = ไม่แสดง |
| พักหนี้กี่วัน แล้วเตือนให้ทบทวน | ตั้งต้น 90 วัน ครบแล้วขึ้นที่หน้าสิ่งที่ต้องทำวันนี้ |
ขั้นตอน
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ขั้นตอน”ใช้ปุ่ม ย้ายออก (พักหนี้) ที่หน้าสัญญา (อยู่ถัดจากปุ่ม “ย้ายออก / คืนเงินประกัน” ซึ่งใช้กับผู้เช่าที่ย้ายออกตามปกติเหมือนเดิม) · ทำได้โดยเจ้าของ ผู้จัดการ และบัญชี
- ทวงถามให้ครบขั้น และส่ง หนังสือบอกเลิกสัญญา (หน้าค้างชำระ → ปุ่มหนังสือ) แล้วกด ทำแล้ว เพื่อให้ระบบบันทึกวันที่ส่ง
- เปิดห้องและขนของออก ต่อหน้าพยานอย่างน้อย 2 คน ถ่ายรูปของทุกชิ้นก่อนขนย้าย และจดมิเตอร์น้ำไฟ
- หน้าสัญญา → ย้ายออก (พักหนี้) (หรือกดป้าย เข้าเงื่อนไขพักหนี้ ในหน้าค้างชำระ) แล้วกรอกในหน้าเดียว:
- เหตุผล · วันที่เปิดห้อง/ขนของออก (ใช้เป็นวันย้ายออก) · วันที่ส่งหนังสือบอกเลิกสัญญา (ระบบใส่ให้ถ้าบันทึกไว้ในขั้นที่ 1) · ที่เก็บของ · พยาน
- ทรัพย์สินที่ขนออก ทีละรายการ: ชื่อ จำนวน สภาพ รูป (สูงสุด 10 รูปต่อรายการ)
- เลขมิเตอร์วันเปิดห้อง (อ่านจากหน้าปัดจริงแล้วถ่ายรูป) — ใต้ช่องบอก “ครั้งก่อน” = เลขที่จดล่าสุด และถ้ามีเลขที่จดแล้วแต่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ จะบอก “ยังไม่ได้เก็บเงินตั้งแต่ …” ซึ่งระบบรวมหน่วยเหล่านั้นในใบแจ้งหนี้งวดสุดท้ายให้ด้วย (เช่น หอที่เก็บค่าน้ำไฟย้อนหลังหนึ่งเดือน เลขที่จดเดือนก่อนจะยังไม่ได้เก็บเงิน)
- ค่าใช้จ่ายอื่นถ้ามี (เช่น ค่าเปลี่ยนกุญแจ ค่าทำความสะอาด) และเลือกว่าจะหักเงินประกันก่อนหรือไม่
- กด คำนวณยอด ดูใบแจ้งหนี้งวดสุดท้าย เงินประกันที่หัก และ ยอดที่จะพักหนี้ แล้วกด ยืนยันย้ายออก (พักหนี้)
- ระบบปิดสัญญา ออกใบแจ้งหนี้งวดสุดท้าย หักเงินประกัน ห้องกลับเป็น “ว่าง” ให้เช่าต่อได้ บันทึกทรัพย์สิน และพักหนี้ที่เหลือ ในครั้งเดียว (ผิดพลาดตรงไหน ไม่มีอะไรถูกบันทึก)
- เจ้าของ/ผู้จัดการกด = พักหนี้ทันที · บัญชีกด = ส่งขออนุมัติ ให้เจ้าของหรือผู้จัดการกด อนุมัติ ที่หน้าพักหนี้ (เห็นได้จากการ์ด พักหนี้ ในหน้าค้างชำระ และหน้าสิ่งที่ต้องทำ) · กด ไม่อนุมัติ ต้องใส่เหตุผล
- เงินประกันพอจ่ายหมด = ไม่มีหนี้ให้พัก ระบบบันทึกแค่ย้ายออกและทรัพย์สิน
- กด ไปหน้าพักหนี้ / พิมพ์บัญชีทรัพย์สิน แล้วพิมพ์ให้พยานเซ็น เก็บไว้กับของ · เพิ่ม/แก้รายการทรัพย์สินภายหลังได้ที่หน้านี้
ถ้าย้ายออกด้วยปุ่มปกติไปแล้วและยังมียอดค้าง ขอพักหนี้ได้ภายหลังจากปุ่ม พักหนี้ ในการ์ดใบแจ้งหนี้ของหน้าสัญญา
เลขที่การพักหนี้ขึ้นต้นด้วย DS เช่น DS2569-0001 · ยอดหนี้และค่าปรับคำนวณใหม่ตอนอนุมัติ
ระหว่างพักหนี้
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ระหว่างพักหนี้”- ห้องนี้ไม่อยู่ในตาราง “ห้องที่เกินกำหนดชำระ” แต่อยู่ในการ์ด พักหนี้ ของหน้าค้างชำระ พร้อมยอดค้างและวันทบทวน
- รายงาน → พักหนี้: ทุกห้องที่พักอยู่/รออนุมัติ (ยอดตอนพัก, ยอดค้างตอนนี้, ค่าปรับ, พักมาแล้วกี่วัน, วันทบทวน, จำนวนของที่ยังเก็บ, ผู้ขอและผู้อนุมัติ) และรายการที่ปิดในเดือนที่เลือก (ปิดเพราะอะไร, ผู้ขอ ผู้อนุมัติ และผู้ปิด — “ระบบ” เมื่อปิดเองเพราะชำระครบหรือตัดหนี้สูญ) · ดาวน์โหลด CSV ได้
- หน้าแรกไม่นับห้องนี้ใน “ค้างชำระเกิน 7 วัน” · รายงานอายุหนี้ยังนับ (มีป้าย พักหนี้) เพราะยังเป็นลูกหนี้
- ผู้เช่ายังเห็นยอดค้างในแอป LINE และสแกนจ่ายได้
ผู้เช่ากลับมา
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ผู้เช่ากลับมา”- มาจ่าย: รับชำระที่ POS ตามปกติ (มีกล่องแจ้งว่าพักหนี้อยู่) — จ่ายครบเมื่อไหร่ ระบบปิดการพักหนี้เองเป็น “เคลียร์ยอดครบ” · จ่ายบางส่วนยังพักต่อ
- มารับของ: หน้าพักหนี้ → คืนของ เลือกรายการ วันที่ และชื่อผู้รับ แล้วพิมพ์บัญชีทรัพย์สินให้ผู้รับเซ็น
- ตกลงทยอยจ่าย / อยากให้ทวงตามปกติ: เจ้าของ/ผู้จัดการกด ยกเลิกการพัก ใส่เหตุผล → ห้องกลับเข้าหน้าค้างชำระ ค่าปรับนับต่อจากวันนี้ (ช่วงที่พักไว้ไม่คิด)
เงินประกัน
หัวข้อที่มีชื่อว่า “เงินประกัน”ตอน ย้ายออก (พักหนี้) มีตัวเลือก หักยอดค้างจากเงินประกันก่อน ส่วนที่เหลือจึงพักหนี้ (ติ๊กไว้ตั้งแต่แรก) แนะนำให้หักตอนย้ายออก ยกเว้นมีเหตุผลเฉพาะ เช่น จะเก็บเงินประกันไว้ก่อนเพราะยังไม่รู้ยอดค่าเสียหายหรือค่าเก็บรักษาของ
ถ้าไม่ได้หักตอนย้ายออก หักทีหลังได้ทุกเมื่อ ไม่ต้องรอครบกำหนดทบทวน:
- กด หักเงินประกันชำระใบแจ้งหนี้ ที่การ์ดพักหนี้ในหน้าพักหนี้ (บรรทัด “เงินประกันที่ยังถืออยู่” บอกยอด) หรือที่การ์ด เงินประกัน ของหน้าสัญญา — เจ้าของ ผู้จัดการ บัญชี
- ระบบออกใบเสร็จ “หักจากเงินประกันการเช่า” และตัดใบแจ้งหนี้ค้างเหมือนรับชำระ
- หักแล้วไม่มียอดค้างเหลือ → การพักหนี้ปิดเองเป็น “เคลียร์ยอดครบ” (ไม่มีปุ่มปิดพักหนี้ ระบบปิดเองเมื่อยอดค้างเป็น 0)
- ยังเหลือยอดค้าง → พักหนี้ต่อด้วยยอดที่ลดลง
ข้อควรรู้:
- ค่าปรับที่ยังไม่เรียกเก็บ ต้องกด ออกใบแจ้งหนี้ค่าปรับ ที่หน้าสัญญาก่อน จึงจะหักเงินประกันไปจ่ายได้ (หักได้เฉพาะใบแจ้งหนี้)
- คืนเงินประกันไม่ได้ ระหว่างที่สัญญายังมียอดค้าง — ต้องหักชำระ หรือตัดหนี้สูญก่อน
- ห้องที่พักหนี้อยู่ (หรือรออนุมัติ) จะไม่นับใน ย้ายออกแล้ว รอคืนเงินประกัน ของหน้าสิ่งที่ต้องทำวันนี้ แม้ยังถือเงินประกันไว้ — เมื่อการพักหนี้ปิด (เคลียร์ยอดครบ / ตัดหนี้สูญ / ยกเลิกการพัก) และยังมีเงินประกันเหลือ ห้องจะกลับมานับเพื่อให้คืนเงิน · รายงาน เงินประกัน ยังแสดงทุกห้องตามจริง
ครบกำหนดทบทวน
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ครบกำหนดทบทวน”หน้าสิ่งที่ต้องทำวันนี้แสดง พักหนี้ รออนุมัติ / ถึงวันทบทวน และหน้าค้างชำระขึ้นวันทบทวนสีส้ม เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่ง:
- ขยายเวลา (เจ้าของ/ผู้จัดการ) — เลือกวันทบทวนใหม่และเหตุผล
- ตัดหนี้สูญ — ที่หน้าสัญญา การ์ดใบแจ้งหนี้และค่าใช้จ่าย (ตัดหนี้สูญและห้ามเช่า) เมื่ออนุมัติแล้วการพักหนี้ปิดเองเป็น “ตัดหนี้สูญ”
- จำหน่ายทรัพย์สิน (เจ้าของ/ผู้จัดการ) — หน้าพักหนี้ → จำหน่าย เลือกรายการ วิธี (ขาย/บริจาค/ทิ้ง) และเงินที่ขายได้ · เงินที่ขายได้ให้ รับชำระ เป็นยอดค้างของสัญญานี้ เพื่อออกใบเสร็จและลดหนี้
| ทำอะไร | ใครทำได้ |
|---|---|
| บันทึกทรัพย์สิน, คืนของ, ขอพักหนี้ | เจ้าของ ผู้จัดการ บัญชี เจ้าหน้าที่ |
| อนุมัติ, ขยายเวลา, ยกเลิกการพัก, จำหน่าย/ลบรายการทรัพย์สิน | เจ้าของ ผู้จัดการ |
ช่างไม่เห็นหน้านี้