ตัดหนี้สูญและห้ามเช่า

ปิดยอดค้างที่เก็บไม่ได้ (เจ้าของอนุมัติ) และบันทึกผู้เช่าที่ห้ามเช่า

ใช้เมื่อติดตามหนี้แล้วเก็บไม่ได้ เช่น ผู้เช่าย้ายออกโดยไม่แจ้งและติดต่อไม่ได้ ใบแจ้งหนี้ที่ตัดหนี้สูญจะไม่นับเป็นยอดค้าง ไม่ถูกคิดค่าปรับ และไม่ขึ้นในหน้าค้างชำระอีก

ถ้ายังไม่อยากตัดทิ้งเพราะผู้เช่าอาจกลับมาจ่ายหรือมารับของ ให้พักหนี้ไว้ก่อน แล้วค่อยตัดหนี้สูญเมื่อครบกำหนดทบทวน (การพักหนี้ปิดเองเมื่ออนุมัติตัดหนี้สูญ)

ขอตัดหนี้สูญ

ทำได้โดยเจ้าของ ผู้จัดการ และบัญชี

เปิดหน้า สัญญาเช่า ของห้องนั้น แล้วไปที่การ์ด ใบแจ้งหนี้และค่าใช้จ่าย กด ตัดหนี้สูญ
เลือกใบแจ้งหนี้ที่จะตัด (ระบบเลือกใบแจ้งหนี้ค้างทุกใบไว้ให้แล้ว)
ถ้าต้องการยกเว้นค่าปรับไปด้วย ให้ติ๊ก ค่าปรับที่ยังไม่เรียกเก็บ ระบบจะยกเว้นค่าปรับของใบแจ้งหนี้ที่เลือก และของใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วหรือถูกยกเลิกแล้ว ส่วนใบแจ้งหนี้ค้างที่ไม่ได้เลือกจะยังคิดค่าปรับต่อ
ใส่เหตุผล (จำเป็น)
ถ้าต้องการไม่ให้คนนี้กลับมาเช่าอีก ให้ติ๊ก บันทึกผู้เช่าของสัญญานี้เป็น “ห้ามเช่า”
กด ส่งขออนุมัติ ระบบจะออกเลขที่คำขอ เช่น WO6910-0001 ถ้าเจ้าของเป็นคนกดเอง ระบบจะตัดหนี้สูญทันทีโดยไม่ต้องรออนุมัติ

แต่ละสัญญามีคำขอที่รออนุมัติได้ครั้งละ 1 รายการ · ถ้ามีคำขอพักหนี้รออนุมัติอยู่ ให้อนุมัติหรือปฏิเสธก่อนขอตัดหนี้สูญ · ถ้าย้ายผู้เช่าที่ทิ้งห้องออกระหว่างที่คำขอตัดหนี้สูญรออนุมัติ ระบบย้ายออกให้โดยไม่ขอพักหนี้ (ถ้าเจ้าของปฏิเสธการตัดหนี้สูญ ให้ขอพักหนี้ที่หน้าพักหนี้)

อนุมัติ (เจ้าของ)

คำขอที่รออนุมัติจะอยู่ที่ รายงาน → หนี้สูญ กด อนุมัติ หรือ ไม่อนุมัติ · กด ไม่อนุมัติ ต้องใส่เหตุผล ซึ่งจะแสดงในรายงานให้ผู้ขอเห็น · หน้า สิ่งที่ต้องทำวันนี้ มีการ์ดนับคำขอที่รออนุมัติ กดแล้วเปิดตึกที่มีคำขอ (ถ้ามีหลายตึก การ์ดบอกชื่อตึก)

เมื่ออนุมัติแล้ว:

ระบบจะคำนวณยอดใหม่ ณ ตอนที่อนุมัติ ถ้าผู้เช่าจ่ายมาบางส่วนหลังส่งคำขอ ก็จะตัดเฉพาะยอดที่ยังเหลือ
ใบแจ้งหนี้เปลี่ยนสถานะเป็น ตัดหนี้สูญ โดยเลขที่ใบแจ้งหนี้และ VAT ของใบแจ้งหนี้ยังเหมือนเดิม และไม่มีการออกใบเสร็จ
ถ้ามีการรับชำระหลังจากนี้ เงินจะไม่ถูกตัดเข้าใบแจ้งหนี้ที่ตัดหนี้สูญแล้ว
ถ้าใบแจ้งหนี้ใดในคำขอถูกชำระครบหรือถูกยกเลิกไปก่อนอนุมัติ ระบบจะไม่ให้อนุมัติ ให้กด ไม่อนุมัติ แล้วส่งคำขอใหม่

ตัดหนี้สูญใบแจ้งหนี้ของเดือนที่ปิดงวดไปแล้วก็ได้ เพราะรายการตัดหนี้สูญจะลงวันที่วันที่อนุมัติ

รายงาน หนี้สูญ ของแต่ละเดือนจึงนับตามวันที่อนุมัติ (ไม่ใช่วันที่ส่งคำขอ) เช่น ขอวันที่ 29 ก.ย. อนุมัติวันที่ 3 ต.ค. จะอยู่ในเดือนตุลาคม การยกเลิกการตัดหนี้สูญจะขึ้นในเดือนที่กดยกเลิก โดยยอดของเดือนเดิมไม่เปลี่ยน ตรงกับที่ลงบัญชี

ยกเลิกการตัดหนี้สูญ (เจ้าของ)

ใช้เมื่อผู้เช่ากลับมาชำระ หรือกดอนุมัติไปโดยไม่ได้ตั้งใจ: ที่ รายงาน → หนี้สูญ กด ยกเลิก ในแถวนั้นแล้วใส่เหตุผล (POS จะขึ้นกล่องเตือนเมื่อสัญญามีใบแจ้งหนี้ตัดหนี้สูญ — ยกเลิกการตัดหนี้สูญก่อนแล้วจึงรับเงิน ไม่งั้นเงินจะกลายเป็นเครดิต)

ใบแจ้งหนี้จะกลับเป็นค้างชำระหรือชำระบางส่วนตามเดิม แล้วจึงรับชำระได้ตามปกติ
ค่าปรับที่ยกเว้นไปพร้อมกับการตัดหนี้สูญจะกลับมา
สถานะ “ห้ามเช่า” จะไม่ถูกยกเลิกตาม ถ้าต้องการยกเลิกให้ทำที่หน้าผู้เช่า

ห้ามเช่า (blacklist)

บันทึกได้ 2 ทาง คือ ติ๊กตอนขอตัดหนี้สูญ หรือกด บันทึกห้ามเช่า ที่หน้าผู้เช่า และยกเลิกได้ที่หน้าผู้เช่าเช่นกัน
รายชื่อนี้เห็นเฉพาะในหอพักของคุณ ไม่แชร์กับหอพักอื่นที่ใช้ระบบ
ผู้เช่าที่ติดห้ามเช่าจะมีป้ายเตือนที่หน้าผู้เช่า ในรายชื่อผู้เช่า (ตัวกรอง ห้ามเช่า) และตอนเลือกผู้เช่าเพื่อทำสัญญาใหม่
ทำสัญญาใหม่ให้ผู้เช่าที่ติดห้ามเช่า (เป็นผู้เช่าหลักหรือผู้เช่าร่วม) ได้เฉพาะเจ้าของหรือผู้จัดการ
ตอนย้ายข้อมูลเข้าระบบ ถ้าในไฟล์มีผู้เช่าที่ติดห้ามเช่า ระบบจะไม่สร้างสัญญาให้คนนั้น
ผู้เช่าที่ ย้ายออกแล้ว แต่ยังมีเงินประกันค้างอยู่ ตัดหนี้สูญไม่ได้ — ให้ หักเงินประกันชำระใบแจ้งหนี้ ก่อน แล้วจึงตัดหนี้สูญส่วนที่เหลือ (กันการตัดหนี้แล้วคืนเงินประกันเต็มจำนวน)