ออกใบแจ้งหนี้ประจำเดือน
ตั้งค่ารอบใบแจ้งหนี้ ร่าง ตรวจ ออก และพิมพ์ใบแจ้งหนี้ A5
ตั้งค่ารอบใบแจ้งหนี้
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ตั้งค่ารอบใบแจ้งหนี้”เมนู ตั้งค่า → การออกใบแจ้งหนี้ (เจ้าของ/ผู้จัดการ)
รอบใบแจ้งหนี้และวันที่
หัวข้อที่มีชื่อว่า “รอบใบแจ้งหนี้และวันที่”- ช่วงวันจดมิเตอร์ วันออกใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนด
- เลื่อนวันครบกำหนดพ้นวันที่สำนักงานปิดและวันหยุด — ติ๊ก ปิดทุกสัปดาห์ ตามวันที่หอปิดจริง (ตั้งแยกแต่ละโครงการ ค่าเริ่มต้น ส อา · หอที่เปิดวันเสาร์ติ๊กเฉพาะ อา · ไม่ติ๊กเลย = เลื่อนพ้นเฉพาะวันหยุดของหอ) ตัวอย่างวันครบกำหนดใต้ช่องตั้งค่าแสดงวันที่หลังเลื่อนแล้ว (ไม่รวมวันหยุดของหอ) · วันหยุดเฉพาะวัน เช่น สงกรานต์ ตั้งที่การ์ด วันหยุดของหอ ในหน้าเดียวกัน (ใช้ทุกโครงการในองค์กร) (มีปุ่มเพิ่มวันหยุดราชการที่วันที่ตายตัว ส่วนวันหยุดทางพุทธศาสนาและวันหยุดชดเชยให้เพิ่มเองตามประกาศ ครม.)
- รอบค่าเช่าเริ่มวันที่ — 1 = เดือนปฏิทิน · 25 = รอบ 25 ต.ค. – 24 พ.ย. (ใช้กับใบแจ้งหนี้ การย้ายออก และการย้ายห้อง) · ตั้งครั้งเดียวตอนเริ่มใช้ระบบ: หลังออกใบแจ้งหนี้ค่าเช่าแล้วเปลี่ยนไม่ได้ (รอบที่เก็บไปแล้วจะขาดหรือซ้ำ)
- ค่าเช่าของสัญญาใหม่: จ่ายก่อนอยู่ (ใบแจ้งหนี้วันที่ 25 ต.ค. = รอบ 25 ต.ค. – 24 พ.ย.) หรือ อยู่ก่อนจ่าย (= รอบ 25 ก.ย. – 24 ต.ค. ที่เพิ่งจบ) — เป็นค่าเริ่มต้นตอนทำสัญญาเท่านั้น แต่ละสัญญาเปลี่ยนได้ที่หน้าสัญญา หอเดียวกันมีทั้งสองแบบได้ (รายละเอียด)
- ค่าน้ำค่าไฟ ใช้เลขรอบจดของเดือนก่อน (จด 25–27 ต.ค. ออกใบแจ้งหนี้ 1 พ.ย.) หรือของเดือนเดียวกับใบแจ้งหนี้ (จด 25 ต.ค. ออกใบแจ้งหนี้ 25 ต.ค.)
- ใต้ช่องวันที่มี ตัวอย่างใบแจ้งหนี้เดือน พ.ย. ที่เปลี่ยนตามค่าที่กรอก: วันจดมิเตอร์ → วันออกใบแจ้งหนี้ → วันครบกำหนด (ผู้เช่ามีเวลาชำระกี่วัน) เลขมิเตอร์รอบไหน และค่าเช่ารอบไหนของสัญญาแต่ละแบบ — ตรวจตรงนี้ก่อนกดบันทึก
- ระบบเตือนเมื่อวันที่ขัดกัน: รอบไม่ได้เริ่มวันที่ 1 แต่ออกใบแจ้งหนี้ก่อนวันเริ่มรอบ (สัญญาอยู่ก่อนจ่ายจะถูกเก็บรอบที่ยังไม่จบ), ออกใบแจ้งหนี้ก่อนรอบจดมิเตอร์ที่ใบแจ้งหนี้นั้นใช้จะปิด (ร่างใบแจ้งหนี้จะค้าง — รวมช่วงจดที่ข้ามเดือน) และครบกำหนดหลังออกใบแจ้งหนี้ไม่ถึง 3 วัน
ย้ายเข้า–ย้ายออกกลางรอบ
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ย้ายเข้า–ย้ายออกกลางรอบ”สองค่านี้ทำงานต่อกัน: ค่าเช่ารอบที่อยู่ไม่เต็มรอบ กำหนดว่าผู้เช่าต้องจ่ายเท่าไร แล้ว เก็บค่าเช่าไปแล้วเกินวันย้ายออก กำหนดว่าถ้าเก็บไปมากกว่านั้นจะคืนหรือไม่ (ยอดคืน = ที่เก็บไปแล้ว − ที่ต้องจ่าย) หน้าตั้งค่าแสดงตัวอย่างตัวเลขตามค่าที่เลือก
-
ค่าเช่ารอบที่อยู่ไม่เต็มรอบ (ใช้ทั้งใบแจ้งหนี้ย้ายเข้า ใบแจ้งหนี้รายเดือน และใบแจ้งหนี้ย้ายออก): ตามวันจริงของรอบ / หาร 30 / เก็บเต็มรอบ / ครึ่งรอบ / ตามวันจริง ปัดค่าเช่าต่อวันขึ้นเป็นบาท
- ครึ่งรอบ: ตั้ง วันตัดครึ่งรอบ เป็นวันที่เท่าไรของรอบ — ย้ายเข้าหลังวันนั้น หรือย้ายออกไม่เกินวันนั้น = ครึ่งรอบ (รอบเริ่มวันที่ 1 ตั้ง 15 = วันที่ 15 · รอบ 25 ต.ค. – 24 พ.ย. ตั้ง 15 = 8 พ.ย.)
- ปัดค่าเช่าต่อวันขึ้นเป็นบาท: ค่าเช่าต่อวัน = ค่าเช่า ÷ จำนวนวันของรอบ ปัดขึ้นเป็นบาท × วันที่อยู่ (ไม่เกินค่าเช่าเต็ม) เช่น ค่าเช่า 2,600 เข้า 14 ก.ย. → 2,600 ÷ 30 = 86.67 ปัดเป็น 87 × 17 วัน = 1,479 บาท
-
สัญญาจ่ายก่อนอยู่ถือค่าเช่าล่วงหน้าไว้ได้ — สำหรับหอที่วันเข้าเก็บล่วงหน้า 1 เดือน + ประกัน แล้วค่าเช่าเดือนแรกคิดตามวันในใบแจ้งหนี้รายเดือน (ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ย้ายเข้า) ค่าเช่าล่วงหน้ารับที่การ์ดเงินประกัน ตอนย้ายออกหักค่าเช่ารอบสุดท้ายก่อนเงินประกัน — ดูรับผู้เช่าใหม่ ไม่ติ๊ก = ค่าเช่าล่วงหน้าของสัญญาจ่ายก่อนอยู่คือใบแจ้งหนี้ย้ายเข้า
-
ย้ายเข้ากลางรอบแต่บันทึกหลังออกใบแจ้งหนี้รอบนั้นแล้ว — เก็บค่าเช่าของวันที่อยู่ในรอบนั้นเพิ่มในใบแจ้งหนี้ถัดไป (เปิดไว้เป็นค่าเริ่มต้น)
-
เก็บค่าเช่าไปแล้วเกินวันย้ายออก (มีผลเฉพาะสัญญาจ่ายก่อนอยู่ — สัญญาอยู่ก่อนจ่ายยังไม่ได้เก็บรอบนั้น ใบแจ้งหนี้ย้ายออกเก็บถึงวันย้ายออกเสมอ)
- ไม่คืน — แจ้งย้ายออกแล้วใบแจ้งหนี้รายเดือนยังเก็บเต็มรอบ
- คืนส่วนที่เก็บเกิน — แจ้งย้ายออกแล้วใบแจ้งหนี้รายเดือนเก็บถึงวันที่จะย้ายออก ที่เก็บเกินไปแล้วคืนเป็นใบลดหนี้ตอนย้ายออก
- คืนเฉพาะเมื่อแจ้งล่วงหน้าครบกำหนด — แจ้งครบ X วัน = คืน · ไม่ครบ = ไม่คืน
ตัวอย่าง ค่าเช่า 3,000 เก็บรอบ 1–30 พ.ย. ไปแล้ว ย้ายออก 10 พ.ย. ตั้งคืนส่วนที่เก็บเกิน:
วิธีคิด ต้องจ่าย คืน ตามวันจริง / หาร 30 1,000 2,000 ครึ่งรอบ (วันตัด 15) 1,500 1,500 เก็บเต็มรอบ 3,000 0
การปัดเศษ การชำระ และเลขเอกสาร
หัวข้อที่มีชื่อว่า “การปัดเศษ การชำระ และเลขเอกสาร”- การปัดเศษ และส่วนลดชำระตรงเวลา
- รับชำระบางส่วน (แบ่งจ่าย) เปิด/ปิด — ดู ตึกที่ไม่รับแบ่งจ่าย
- แบ่ง VAT เมื่อตัดชำระไม่เต็มใบแจ้งหนี้ (อยู่ใต้ช่องรับชำระบางส่วน) กำหนด VAT ในใบเสร็จเมื่อตัดใบแจ้งหนี้ไม่เต็มยอด ให้นักบัญชีเลือก ข้อนี้ยังมีผลแม้ปิดรับชำระบางส่วน เพราะการหักเครดิต การหักเงินประกัน การคิดเงินตอนย้ายออก และใบแจ้งหนี้ที่ได้ส่วนลดชำระตรงเวลา ยังตัดใบแจ้งหนี้ไม่เต็มยอดได้ (ส่วนลดตรงเวลา: ระบบตัดยอดหลังหักส่วนลดก่อน แล้วจึงออกใบลดหนี้ส่วนลด)
- รหัสชุดเลขเอกสาร (ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี ใบลดหนี้) — ใบเสร็จกับใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีใช้รหัสเดียวกันได้ (ใช้เลขชุดเดียวกัน) · รูปแบบเลขอื่นตั้งที่ เลขเอกสารเริ่มต้น
- ออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ เมื่อข้อมูลครบ — ดูออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ
- ประเภทค่าใช้จ่าย และประเภทภาษีของแต่ละรายการ, ค่าใช้จ่ายประจำทุกห้อง (เช่น ค่าส่วนกลาง) หรือเฉพาะตึก
ออกใบแจ้งหนี้
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ออกใบแจ้งหนี้”เมนู ใบแจ้งหนี้ → ออกใบแจ้งหนี้ประจำเดือน (เจ้าของ ผู้จัดการ บัญชี)
- เลือกรอบใบแจ้งหนี้ — เดือน อาคาร วันออกใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนด ระบบตรวจความพร้อม (จดมิเตอร์ครบไหม มีรายการรอตรวจไหม ตั้งอัตราหรือยัง —
ไม่นับห้องที่คิดเหมาหน่วย)
- เปิดหน้านี้โดยไม่เลือกเดือน ระบบพาไปรอบที่ยังมีร่างค้างก่อน ไม่มีจึงเสนอเดือนของวันออกใบแจ้งหนี้ถัดไป
- ระบบเตือนด้านบนเมื่อ: มีรอบอื่นที่ร่างยังไม่ได้ออก · เดือนก่อนหน้ายังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ (กันข้ามเดือน) · เลือกเดือนที่ผ่านมาแล้ว · สร้างร่างล่วงหน้าได้ไม่เกินเดือนถัดไป (เดือนที่ไกลกว่านั้นจะรวมค่าเช่าทุกเดือนที่ข้ามไว้ในใบแจ้งหนี้เดียว ระบบจึงไม่ให้สร้าง) · ยังไม่ได้ตั้งบัญชีธนาคาร/พร้อมเพย์ (ใบแจ้งหนี้จะไม่มีช่องทางโอน)
- วันออกใบแจ้งหนี้/ครบกำหนดตั้งต้นจากการตั้งค่า แก้ได้เฉพาะรอบนี้ (มีปุ่ม ใช้วันที่ตามการตั้งค่า) — ครบกำหนดก่อนวันออกใบแจ้งหนี้กดสร้างร่างไม่ได้
- กดออกใบแจ้งหนี้หลังวันออกใบแจ้งหนี้ที่ตั้งไว้ (เช่น รอเลขมิเตอร์) → ใบแจ้งหนี้ลงวันที่วันที่กดออกจริง เลขที่จึงเรียงตามวันที่เสมอ (ออกล่วงหน้าได้ ใบแจ้งหนี้ลงวันที่ตามที่ตั้ง)
- สร้างรอบช้าจน วันครบกำหนดผ่านไปแล้ว (เช่น รอเลขมิเตอร์นาน หรือยกเลิกใบแจ้งหนี้แล้วสร้างใหม่): ระบบเตือนว่าใบแจ้งหนี้จะครบกำหนดวันที่ออก (คิดค่าปรับตั้งแต่วันถัดไป) และมีปุ่มเลื่อนครบกำหนดนับจากวันนี้ — ตอนกดออกใบแจ้งหนี้ต้องติ๊กยืนยันก่อน และเตือนเมื่อวันออกใบแจ้งหนี้อยู่คนละเดือนกับรอบใบแจ้งหนี้ (เลขที่ใบแจ้งหนี้นับตามเดือนของวันออกใบแจ้งหนี้)
- ตรวจร่างใบแจ้งหนี้ — แยกค่าเช่า/ไฟ/น้ำ/อื่นๆ ต่อห้อง ใบแจ้งหนี้ที่มีปัญหามีป้ายบอก ร่างที่มีรายการเพิ่มเองมีป้าย เพิ่มเอง
- แก้มิเตอร์แล้วกด สร้างร่างใหม่ — ระบบถามยืนยันก่อน และบอกจำนวนรายการที่เพิ่มเองซึ่งจะหายไป
- เพิ่มรายการพิเศษในร่างได้ที่หน้าใบแจ้งหนี้
- ลบรายการในร่างได้ ยกเว้น งวดผ่อนชำระ (ถ้าจะไม่เก็บ ให้ยุติแผนผ่อนชำระ) · ลบค่าซ่อมออก ค่าซ่อมนั้นจะกลับไปรอเรียกเก็บในใบแจ้งหนี้ถัดไป (ถ้าจะไม่เก็บ ให้ยกเลิกค่าซ่อมที่หน้างานซ่อม)
- ห้องที่แจ้งย้ายออก: ไม่เก็บค่าใช้จ่ายประจำ (ค่าจอดรถ อินเทอร์เน็ต ฯลฯ) ของรอบที่เริ่มหลังวันที่จะย้ายออก
- ลบร่างใบแจ้งหนี้รายเดือนไม่ได้ ถ้าเดือนถัดไปของห้องนั้นออกใบแจ้งหนี้แล้ว (ค่าเช่าเดือนนี้จะไม่ถูกเก็บเลย) — แก้รายการในร่างแทน
- ร่างที่ลบรายการออกไป ระบบออกบิลอัตโนมัติจะไม่สร้างร่างใหม่ทับ (ถือว่าแก้แล้ว) · ยอดค้างยกมา บนใบแจ้งหนี้คิดใหม่ตอนออก (รวมเงินที่รับหลังสร้างร่าง)
- ห้องที่เดือนนี้ไม่มีอะไรต้องเก็บจะไม่มีร่าง เช่น ย้ายเข้าเดือนนี้แบบจ่ายก่อนอยู่ (ใบแจ้งหนี้ย้ายเข้าเก็บค่าเช่าเดือนนี้แล้ว และยังไม่มีค่าน้ำไฟเดือนก่อน) — ถ้าห้องนั้นมีปัญหามิเตอร์ ร่างยังขึ้นพร้อมป้ายปัญหา
- มีการเปลี่ยนแปลงหลังสร้างร่าง — ระบบแสดงกรอบเตือนพร้อมรายการ เมื่อหลังสร้างร่างมีการ: แก้ตั้งค่าการออกใบแจ้งหนี้, เปลี่ยนการจด VAT ขององค์กร, เพิ่มอัตราค่าน้ำไฟ, เพิ่มค่าใช้จ่ายประจำ, แก้สัญญา/แจ้งย้ายออก/ย้ายเข้าใหม่, ตั้ง/ยกเลิกการปรับค่าเช่า, เพิ่ม/ยกเลิกส่วนลด หรือจด/แก้/ตรวจมิเตอร์เพิ่ม (บอกเลขห้อง) — ให้กด สร้างร่างใหม่ ถ้าจะออกใบแจ้งหนี้ทั้งอย่างนั้น ต้องติ๊ก “ตรวจแล้ว ออกใบแจ้งหนี้ตามร่างนี้” ในหน้าต่างยืนยัน
- เรียกเก็บหน่วยน้ำ/ไฟต่างจากมิเตอร์ (บางห้องที่ตกลงพิเศษ เช่น ขั้นต่ำ 10 หน่วย): หน้าใบแจ้งหนี้ → ไอคอนมาตรวัดที่รายการค่าน้ำ/ค่าไฟ → ใส่หน่วยที่เรียกเก็บและเหตุผล (เจ้าของ/ผู้จัดการ) ใบแจ้งหนี้แสดง “เรียกเก็บ 10 หน่วย (ใช้จริง 4 หน่วย)” พร้อมเหตุผล เลขมิเตอร์ไม่เปลี่ยน เดือนถัดไปยังคิดจากเลขจริง หน่วยที่แก้ไว้ ยังอยู่เมื่อกด “สร้างร่างใหม่” (ผูกกับสัญญา + ค่าน้ำ/ไฟ + เดือนที่ใช้) แม้เลขมิเตอร์เดือนนั้นถูกแก้ภายหลัง — บรรทัดจะแสดงเลขใช้จริงล่าสุดคู่กัน ให้ตรวจก่อนออกใบแจ้งหนี้ · ยกเลิกได้ด้วย ใช้ตามมิเตอร์ ประวัติมิเตอร์ที่หน้าห้องแสดงว่าใบแจ้งหนี้ไหนเก็บต่างจากมิเตอร์หรือคิดเหมา ดูเลขมิเตอร์กับยอดในใบแจ้งหนี้
- ออกใบแจ้งหนี้ — ได้เลขจริง เลขมิเตอร์ที่ใช้ถูกล็อก (แก้ไม่ได้จนกว่าจะยกเลิกใบแจ้งหนี้)
- ระบบออกทีละห้อง ถ้าห้องไหนข้อมูลเปลี่ยนหลังสร้างร่าง (เลขมิเตอร์ถูกแก้/ตรวจ, ค่าปรับเปลี่ยน, ตั้งค่า VAT เปลี่ยน หรือสัญญาปิดไปแล้ว) ห้องนั้นถูกข้าม ยังเป็นร่างและไม่ใช้เลขที่เอกสาร (เลขของห้องอื่นเรียงต่อกันไม่ขาด) ห้องอื่นออกตามปกติ — ระบบแจ้ง “ออกแล้ว N ใบ · ข้าม M ใบ” และในตารางร่างมีป้ายบอกสาเหตุ
- กด สร้างร่างใหม่ห้องเหล่านี้ — สร้างร่างใหม่เฉพาะห้องที่ถูกข้ามจากข้อมูลล่าสุด (รายการที่เพิ่มเองในร่างของห้องเหล่านั้นหายไป ร่างของห้องอื่นไม่เปลี่ยน) ตรวจยอดแล้วกด ออกใบแจ้งหนี้ อีกครั้ง
- พิมพ์ — A5 ทีละใบ หรือ 2 ใบต่อ A4 แนวนอน (หรือ “บันทึกเป็น PDF”) — ส่งทีละใบทาง LINE ได้จากหน้าใบแจ้งหนี้นั้น: บันทึกรูป / คัดลอกรูป (วางใน LINE) / แชร์ หน้ารายการใบแจ้งหนี้แสดงทีละ 10 ใบ (ปุ่ม ก่อนหน้า / ถัดไป ด้านล่าง) ยอดรวมท้ายตารางเป็นยอดของทุกหน้า · ใบที่ชำระแล้ว (หรือชำระบางส่วน) แสดงเลขที่ใบเสร็จใต้เลขที่ใบแจ้งหนี้ · ปุ่ม พิมพ์ N ใบ พิมพ์ทุกหน้าตามตัวกรองและคำค้นที่เลือกอยู่ (ครั้งละไม่เกิน 1,000 ใบ)
ออกใบแจ้งหนี้เดือนเดิมอีกครั้ง — หลังออกใบแจ้งหนี้ของเดือนนั้นแล้ว ปุ่มจะเปลี่ยนเป็น สร้างร่างสำหรับห้องที่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ ระบบสร้างร่างเฉพาะห้องที่ยังไม่มีใบแจ้งหนี้ของเดือนนั้น ห้องที่ออกไปแล้วจะไม่ถูกออกซ้ำ ใช้กับผู้เช่าที่ย้ายเข้าหลังออกใบแจ้งหนี้ อาคารที่ยังไม่ได้เลือกในรอบแรก หรือห้องที่ยกเลิกใบแจ้งหนี้ไปแล้ว
ออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ”ตั้งที่ ตั้งค่า → การออกใบแจ้งหนี้ → ออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ (เจ้าของ/ผู้จัดการ) แยกตามโครงการ ค่าเริ่มต้นคือปิด
- ออกทีละห้อง: ตั้งแต่เช้าวันออกใบแจ้งหนี้ (ประมาณ 07:00) ระบบสร้างร่างและออกใบแจ้งหนี้ของห้องที่ข้อมูลครบทันที ห้องที่ยังขาด (ยังไม่จดมิเตอร์ มิเตอร์รอตรวจ หรือยังไม่ตั้งอัตรา) ค้างเป็นร่าง แล้วออกเองในเช้าที่ข้อมูลครบ
- ออกพร้อมกัน: รอให้ข้อมูลครบทุกห้องก่อน แล้วออกทั้งรอบในเช้าวันนั้น
- รอข้อมูลต่อหลังวันออกใบแจ้งหนี้: ระบบลองทุกเช้าจนครบจำนวนวันที่ตั้งไว้ (ค่าเริ่มต้น 3 วัน) ที่ยังค้างหลังจากนั้นให้ออกเองตามปกติ
ข้อควรรู้
- “ข้อมูลครบ” คือใบแจ้งหนี้ไม่มีป้ายปัญหา: เลขมิเตอร์ที่จดแล้วผ่านการตรวจแล้ว (เลขปกติผ่านเอง เลขที่ผิดปกติต้องมีคนตรวจที่ มิเตอร์ → ตรวจ) และตั้งอัตราค่าน้ำค่าไฟแล้ว
- ใบแจ้งหนี้ใช้วันออกใบแจ้งหนี้ตามรอบเสมอ แม้ออกจริงช้ากว่านั้นไม่กี่วัน วันครบกำหนดไม่เลื่อน ผู้เช่าได้ข้อความ LINE เมื่อใบแจ้งหนี้ออก
- ทุกเช้าระบบสร้างร่างใหม่ให้ห้องที่ยังค้าง เพื่อใช้เลขมิเตอร์และการตั้งค่าล่าสุด ยกเว้นร่างที่เจ้าหน้าที่แก้ไว้ (เพิ่มรายการเองหรือใส่หมายเหตุ) ร่างแบบนี้ระบบไม่แตะ ถ้าไม่มีปัญหาก็ออกตามที่แก้ ถ้ามีปัญหาให้แก้แล้วกด สร้างร่างใหม่ หรือออกเอง
- ลืมออกรอบเดือนไหน รอบถัดไปเก็บค่าเช่าเดือนที่ขาดย้อนให้ (รวมผู้เช่าใหม่ที่ยังไม่เคยมีใบแจ้งหนี้ค่าเช่า) และเก็บค่าน้ำค่าไฟของเดือนที่ขาด หรือเลขมิเตอร์ที่จดหลังใบแจ้งหนี้เดือนนั้นออกไปแล้ว — คิดราคาแยกทีละเดือน (อัตราขั้นบันไดและขั้นต่ำต่อเดือน) บรรทัดจะมีคำว่า “รวม N เดือน”
- ปรับค่าเช่าหลังสร้างร่างแล้ว: ร่างของห้องนั้นจะไม่ถูกออก (ข้ามไว้) ให้กด สร้างร่างใหม่ ก่อน เพื่อใช้ค่าเช่าใหม่
- เดือนที่เจ้าหน้าที่ออกใบแจ้งหนี้ไปแล้ว ระบบไม่สร้างรอบใหม่ (ผู้เช่าที่ย้ายเข้าทีหลังให้ออกเองตามออกใบแจ้งหนี้เดือนเดิมอีกครั้ง)
- ผลของแต่ละวันแสดงด้านบนหน้า ออกใบแจ้งหนี้ประจำเดือน: ออกแล้วกี่ใบ ห้องไหนค้างเพราะอะไร หน้าแรกมีช่อง ใบแจ้งหนี้ถึงวันออก ยังเป็นร่าง นับใบแจ้งหนี้รายเดือนที่เลยวันออกแล้วแต่ยังไม่ได้ออก
ยกเลิกใบแจ้งหนี้
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ยกเลิกใบแจ้งหนี้”หน้าใบแจ้งหนี้ → ยกเลิกใบแจ้งหนี้ (เจ้าของ/ผู้จัดการ, ต้องใส่เหตุผล) ได้เฉพาะใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่มีการชำระ เลขเดิมถูกเก็บไว้ไม่นำมาใช้ใหม่ ใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วให้ออกใบลดหนี้แทน