จองห้อง (รายเดือน)
จองห้องให้ผู้เช่าที่จะย้ายเข้าวันหลัง รับเงินจอง แก้เงื่อนไข ย้ายเข้า และยกเลิกการจอง
เมนู จองห้อง (กลุ่ม ห้องและผู้เช่า) — รวมห้องที่จองไว้รายเดือนทั้งหมด เรียงตามวันที่จะย้ายเข้า ห้องรายวันมีการจองของตัวเองที่เมนู ห้องรายวัน
จองห้องใหม่
หัวข้อที่มีชื่อว่า “จองห้องใหม่”กด จองห้องใหม่ (หรือ จองห้องนี้ ที่หน้าห้องว่าง หรือ จองห้อง ที่ POS) แล้วกรอกหน้าเดียว
- ห้อง — เลือกห้องว่าง หรือห้องที่ผู้พักเดิมแจ้งวันออกแล้ว (ผู้เช่าที่แจ้งย้ายออก หรือแขกรายวันที่พักอยู่) — ห้องแบบนี้มีป้าย “ว่าง <วันที่>” และวันที่จะย้ายเข้าจะตั้งเป็นวันนั้นให้ (เลือกวันหลังจากนั้นได้)
- ผู้จอง — ค้นหาผู้เช่าเดิม หรือกด ผู้เช่าใหม่ แล้วกรอกแค่ชื่อกับเบอร์โทรก็พอ ข้อมูลอื่น (เลขบัตร ที่อยู่) ค่อยเพิ่มที่หน้าผู้เช่าตอนย้ายเข้า
- วันที่จะย้ายเข้า — เป็นวันเริ่มสัญญาด้วย ค่าเช่า เงินประกัน ค่าเช่าล่วงหน้า ใช้ราคาห้องให้อัตโนมัติ ถ้าต้องเปลี่ยน กด ปรับเงื่อนไขสัญญา (ถ้าราคาไม่ตรงกับราคาห้องต้องใส่เหตุผล)
- เงินจอง — ใส่จำนวนเงินและวิธีชำระ ระบบออกใบเสร็จเงินจอง (ไม่มี VAT) ให้ทันทีและเปิดหน้าใบเสร็จให้พิมพ์ · ถ้ายังไม่ได้รับเงินให้เว้นว่าง ไปกด รับเงิน ในรายการจองทีหลังได้
กด บันทึกการจอง → ห้องว่างเป็น “จองแล้ว” ในผังห้องทันที · ห้องที่ยังมีผู้พักอยู่คงสถานะเดิม (มีผู้เช่า / แจ้งย้ายออก) และมีจุดสีม่วงบอกว่ามีผู้จองต่อ
จองห้องที่ยังมีคนพักอยู่ (จองต่อ)
หัวข้อที่มีชื่อว่า “จองห้องที่ยังมีคนพักอยู่ (จองต่อ)”ระบบจองห้องตามช่วงวันที่ ห้องหนึ่งมีผู้พักปัจจุบัน 1 ราย และการจองของผู้เช่าคนถัดไปได้อีก 1 ราย:
- ผู้เช่ารายเดือน — จองต่อได้เมื่อผู้เช่าแจ้งย้ายออกแล้ว และวันย้ายเข้าของผู้จองไม่ก่อนวันที่จะย้ายออก (วันเดียวกันได้) · ผู้เช่าที่ยังไม่แจ้งย้ายออก จองต่อไม่ได้
- แขกรายวัน — จองต่อได้ถ้าแขกเช็กเอาต์ไม่หลังวันย้ายเข้า · ห้องที่มีการจองรายวันออกหลังวันย้ายเข้า จองไม่ได้จนกว่าจะแก้/ยกเลิกการจองนั้น
- ห้องที่จองรายเดือนไว้แล้ว ยังขายรายวันได้จนถึงวันย้ายเข้า — ดู ห้องรายวัน
- เมื่อมีผู้จองต่อแล้ว ผู้เช่าเดิมยกเลิกการแจ้งย้ายออกไม่ได้ และเลื่อนวันย้ายออกให้เลยวันย้ายเข้าของผู้จองไม่ได้ — ยกเลิกหรือเลื่อนการจองก่อน (ย้ายออกจริงช้ากว่าแผนได้ แต่ผู้จองจะย้ายเข้าได้หลังบันทึกย้ายออกแล้วเท่านั้น)
- ย้ายเข้า ของผู้จองทำได้หลังผู้พักเดิมบันทึกย้ายออก/เช็กเอาต์แล้ว — ก่อนหน้านั้นระบบแจ้ง “ผู้พักเดิมยังไม่ย้ายออก/เช็กเอาต์” · ในรายการจองมีบรรทัด “ผู้เช่าเดิมยังอยู่ · ออก <วันที่>” ให้เห็น
- ย้ายห้องผู้เช่าเข้าห้องที่มีการจองไว้ไม่ได้
รายการจอง
หัวข้อที่มีชื่อว่า “รายการจอง”แต่ละแถวแสดงผู้จอง วันจะย้ายเข้า (มีป้าย ถึงกำหนดวันนี้ / เลยกำหนด) และเงินจองที่รับแล้ว
- รับเงิน — รับเงินจอง (หรือเงินประกันล่วงหน้า) ออกใบเสร็จ
- แก้ไข — เปลี่ยนวันย้ายเข้า ค่าเช่า เงินประกัน ระยะสัญญา จำนวนผู้พัก หมายเหตุ ได้จนถึงวันย้ายเข้า (ลดเงินประกันให้ต่ำกว่าที่รับไว้แล้วไม่ได้) · เปลี่ยนห้องหรือผู้จองไม่ได้ ให้ยกเลิกแล้วจองใหม่
- ย้ายเข้า — เปิดหน้าสัญญา กด ย้ายเข้า จดมิเตอร์และตรวจสภาพห้อง → ห้องเป็น “มีผู้เช่า” · เงินจองที่รับไว้หักออกจากยอดวันย้ายเข้าได้ (ปุ่ม หักเงินประกันชำระใบแจ้งหนี้ ที่การ์ดเงินประกัน)
หน้าแรกมีตัวนับ จองแล้ว รอย้ายเข้า ที่กดมาหน้านี้ได้
ยกเลิกการจอง
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ยกเลิกการจอง”ถ้ารับเงินจอง เงินประกัน หรือค่าเช่าล่วงหน้าไว้ ต้องจัดการเงินก่อน — ระบบไม่ให้ยกเลิกการจองที่ยังมีเงินค้างอยู่ (เงินจะหายไปจากบัญชีของห้อง) ที่หน้าสัญญา การ์ด เงินประกัน เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง (เฉพาะเจ้าของ ผู้จัดการ หรือบัญชี):
- คืนเงิน — คืนให้ผู้จอง แนบหลักฐานการโอน
- ริบเงิน — ไม่คืน ตามเงื่อนไขของหอ เลือกเงินที่ริบ (เงินจอง / เงินประกัน / ค่าเช่าล่วงหน้า) จำนวน และเหตุผล → ระบบออกใบแจ้งหนี้ “เงินจอง/เงินประกันที่ริบ” ที่ชำระแล้วพร้อมใบเสร็จ (ไม่มี VAT) เงินส่วนนี้นับเป็นรายได้ของหอ ริบบางส่วนแล้วคืนส่วนที่เหลือก็ได้
เมื่อไม่มีเงินค้างแล้ว กด ยกเลิกการจอง ใส่เหตุผล → ห้องกลับเป็น “ว่าง” (หรือคงสถานะของผู้พักปัจจุบัน ถ้าเป็นการจองต่อ)
ทำสัญญาเต็มแบบเดิม
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ทำสัญญาเต็มแบบเดิม”ถ้าอยากกรอกครบทุกอย่างตั้งแต่ตอนจอง (ผู้เช่าร่วม โปรโมชั่น น้ำ/ไฟ) ใช้ รับผู้เช่าเข้าห้อง แล้วเลือก จองไว้ก่อน ในขั้นย้ายเข้า — การจองนั้นก็ขึ้นในเมนู จองห้อง เหมือนกัน