ปิดงวดประจำเดือน
ล็อกเอกสารการเงินของเดือนที่ตรวจและยื่นภาษีแล้ว
รายงาน → ปิดงวด ใช้ได้เฉพาะเจ้าของ ผู้จัดการ และบัญชี
เมื่อตรวจยอดของเดือนและยื่น ภ.พ.30 แล้ว ให้ปิดงวดเดือนนั้น ยอดของเดือนที่ปิดจะไม่เปลี่ยน แม้มีคนบันทึกย้อนหลังหรือกดยกเลิกเอกสารผิดในภายหลัง
- เปิด รายงาน → ปิดงวด หน้านี้จะแสดง งวดถัดไป และยอดของเดือนนั้น ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ที่ออก ใบเสร็จ เงินที่รับ ใบลดหนี้ และการคืนเงิน (ไม่รวมยอดยกมาที่นำเข้าตอนย้ายข้อมูล)
- ถ้ามีข้อความแจ้งว่า มีใบแจ้งหนี้ร่าง ให้ไปออกใบแจ้งหนี้หรือลบร่างก่อน เพราะถ้ายังมีใบแจ้งหนี้ร่างที่ลงวันที่ในเดือนนั้นหรือก่อนหน้า ระบบจะไม่ให้ปิดงวด
- ถ้ามีกะเงินสดที่ยังไม่ได้ปิด ควรปิดกะและนับเงินก่อน (ไม่บังคับ)
- ใส่หมายเหตุ (ถ้ามี) เช่น “ยื่น ภ.พ.30 แล้ว” แล้วกด ปิดงวด…
- ปิดงวดได้ทีละเดือนตามลำดับ และปิดเดือนปัจจุบันไม่ได้
- ครั้งแรก เลือกเดือนที่จะปิดได้ด้วยลูกศร ‹ › เช่น เดือนก่อนเริ่มใช้ระบบ เดือนที่อยู่ก่อนหน้าทั้งหมดจะถูกปิดไปด้วย
- ปิดงวดแล้วจะมีผลกับทุกโครงการในองค์กร
- ยอดของเดือน ณ ตอนที่ปิดจะถูกเก็บไว้ในตาราง ประวัติการปิดงวด
หลังปิดงวดแล้วทำอะไรไม่ได้
หัวข้อที่มีชื่อว่า “หลังปิดงวดแล้วทำอะไรไม่ได้”สิ่งที่ห้ามคือเอกสารที่ ลงวันที่ ในเดือนที่ปิดแล้วหรือก่อนหน้านั้น:
| ทำไม่ได้ | ทางเลือก |
|---|---|
| ออกใบแจ้งหนี้หรือสร้างใบแจ้งหนี้ที่ลงวันที่ในเดือนนั้น | ออกใบแจ้งหนี้โดยลงวันที่ในเดือนที่ยังไม่ปิด |
| รับชำระหรือคืนเงินที่ลงวันที่รับ/จ่ายในเดือนนั้น | บันทึกด้วยวันที่ในเดือนที่ยังไม่ปิด |
| ยกเลิกใบแจ้งหนี้ ยกเลิกการรับเงิน หรือออกใบเสร็จแทนฉบับเดิม สำหรับเอกสารของเดือนนั้น | ออกใบลดหนี้ โดยลงวันที่วันนี้ หรือให้เจ้าของเปิดงวด |
| ออกใบลดหนี้ที่ลงวันที่ในเดือนนั้น | ออกใบลดหนี้ลงวันที่วันนี้ |
ส่วนใบแจ้งหนี้ค้างของเดือนที่ปิดแล้ว ยังทำได้ตามปกติ เพราะเอกสารใหม่จะลงวันที่วันนี้: รับชำระ หักเครดิตหรือเงินประกัน และออกใบลดหนี้ให้ใบแจ้งหนี้นั้น
ถ้าพยายามทำรายการที่ห้าม ระบบจะแจ้งว่า “เดือนนี้ปิดงวดแล้ว…”
เปิดงวดใหม่ (เจ้าของเท่านั้น)
หัวข้อที่มีชื่อว่า “เปิดงวดใหม่ (เจ้าของเท่านั้น)”ใช้เมื่อพบว่าต้องแก้เอกสารของเดือนที่ปิดไปแล้วจริง ๆ เช่น ลืมบันทึกเงินโอนของเดือนนั้น
- ที่ ประวัติการปิดงวด กด เปิดงวดใหม่ ในแถวของเดือนล่าสุดที่ปิดอยู่
- ใส่เหตุผล (จำเป็น) แล้วกด ยืนยันเปิดงวด
- แก้ไขเอกสารให้เรียบร้อย แล้วปิดงวดอีกครั้ง
- เปิดได้เฉพาะเดือนล่าสุดที่ปิดอยู่ ถ้าต้องการแก้เดือนที่เก่ากว่านั้น ให้เปิดย้อนกลับไปทีละเดือน
- การปิดงวดครั้งเดิมจะยังอยู่ในประวัติ (แสดงว่า “เปิดใหม่แล้ว” พร้อมผู้เปิดและเหตุผล)