ย้ายออกและคืนเงินประกัน

หน้าสัญญา → ย้ายออก (เจ้าของ ผู้จัดการ บัญชี)

ถ้าสัญญามี ร่างใบแจ้งหนี้ที่สร้างเอง (เช่น ค่าทำกุญแจใหม่) ต้องออกใบแจ้งหนี้หรือลบร่างนั้นก่อน ระบบจึงจะให้ย้ายออก/ย้ายห้อง (เดิมร่างนี้ถูกลบทิ้งพร้อมร่างรายเดือน ทำให้ไม่ได้เก็บเงิน) · วันที่แจ้งย้ายออกมีผลต่อการคืนค่าเช่า — เจ้าหน้าที่ลงวันที่แจ้งย้อนหลังได้ไม่เกิน 3 วัน เกินนั้นให้เจ้าของ ผู้จัดการ หรือบัญชีบันทึก

1. วันย้ายออกและสภาพห้อง — ตรวจห้องตาม checklist (ไม่ปกติให้ใส่หมายเหตุ/รูป) และกุญแจที่คืน
2. มิเตอร์วันย้ายออก — น้ำและไฟ (จดเลขจริงเสมอ)
   • ห้องที่เรียกเก็บต่างจากมิเตอร์ (เช่น เหมาน้ำ 10 หน่วยตอนคืนห้อง แต่มิเตอร์ยังไม่ถึง): ติ๊ก เรียกเก็บจำนวนหน่วยต่างจากมิเตอร์ แล้วใส่หน่วยและเหตุผล — ใบแจ้งหนี้เก็บตามหน่วยที่ใส่ มิเตอร์บันทึกเลขจริง (ผู้เช่าคนถัดไปเริ่มจากเลขจริง)
   • บันทึกย้ายออกย้อนหลัง แล้วมีการจดมิเตอร์ประจำเดือนหลังวันย้ายออกไปแล้ว: ใส่เลขที่อ่านได้ตอนนี้ (ต้องไม่น้อยกว่าเลขที่จดล่าสุด) ระบบคิดเพิ่มเฉพาะหน่วยหลังเลขที่จดล่าสุด หน่วยที่เรียกเก็บในใบแจ้งหนี้รายเดือนไปแล้วจะไม่ถูกคิดซ้ำ
3. ค่าเสียหาย / ค่าใช้จ่ายอื่น — เช่น ค่าทำความสะอาด ค่าซ่อม (ค่าเช่า น้ำ ไฟ ค่าปรับที่ค้าง ระบบคิดให้เอง)
4. สรุปยอด แยกสองส่วนที่บวกลบลงตัวในตัวเอง
   • ยอดที่ต้องจ่าย: ค้างเดิม + ใบแจ้งหนี้งวดสุดท้าย − ค่าเช่าที่คืน (ส่วนที่หักจากยอดค้าง) − เครดิต − เงินประกันที่หัก = ผู้เช่าต้องชำระเพิ่ม
   • ยอดที่คืน: เงินประกันคงเหลือ + เครดิตคงเหลือ = ต้องคืนผู้เช่า — ค่าเช่าที่คืนของใบแจ้งหนี้ที่ชำระไปแล้วกลายเป็นเครดิต จึงอยู่ในส่วนนี้ (แสดงยอดไว้ในวงเล็บ)

กดยืนยันแล้วระบบออกใบแจ้งหนี้งวดสุดท้าย บันทึกมิเตอร์ หักเงินประกัน และปิดสัญญาในครั้งเดียว (ย้อนกลับไม่ได้) ห้องกลับเป็น “ว่าง” จากนั้นพิมพ์ ใบสรุปค่าใช้จ่ายและเงินประกัน และกด คืนเงิน (แนบหลักฐานการโอน)

คืนเงินประกันได้หลังย้ายออกแล้วเท่านั้น (หรือคืนเงินของการจองก่อนยกเลิกการจอง) ระหว่างที่ยังเช่าอยู่ให้ใช้ หักเงินประกันชำระใบแจ้งหนี้ แทน · เงินที่ถือไว้หลังย้ายออกซึ่งหอไม่คืน กด ริบเงิน ได้ (ออกใบเสร็จเป็นรายได้)

หมายเหตุ

ค่าเช่าที่เก็บไปแล้วเกินวันย้ายออก ทำตามที่ตั้งไว้ใน ตั้งค่า → การออกใบแจ้งหนี้ → เก็บค่าเช่าไปแล้วเกินวันย้ายออก (เฉพาะสัญญาจ่ายก่อนอยู่) ยอดที่ต้องจ่ายถึงวันย้ายออกคิดตาม ค่าเช่ารอบที่อยู่ไม่เต็มรอบ — ถ้าตั้งเป็นเก็บเต็มรอบ จะไม่มีส่วนเกินให้คืนในรอบที่ย้ายออก

ตั้งค่า	ตอนย้ายออก
ไม่คืน (ค่าเริ่มต้น)	ไม่คืน แสดงคำเตือน ถ้าจะคืนเป็นกรณีพิเศษให้ออกใบลดหนี้ของใบแจ้งหนี้นั้นเอง · ใบแจ้งหนี้รายเดือนของสัญญาจ่ายก่อนอยู่เก็บเต็มรอบแม้แจ้งย้ายออกแล้ว
คืนส่วนที่เก็บเกิน	ระบบออกใบลดหนี้ของใบแจ้งหนี้ที่เก็บค่าเช่ารอบนั้นให้เอง ยอดที่ชำระไปแล้วกลายเป็นเครดิต หักกับยอดค้าง หรือรวมในยอดคืนผู้เช่า
คืนเฉพาะเมื่อแจ้งล่วงหน้าครบกำหนด (X วัน)	แบบคืนส่วนที่เก็บเกิน เฉพาะผู้เช่าที่แจ้งย้ายออก (วันที่แจ้ง → วันย้ายออก) อย่างน้อย X วัน

ในสรุปยอดจะมีบรรทัด คืนค่าเช่าหลังวันย้ายออก (ใบลดหนี้)

ค่าเช่าล่วงหน้า (สัญญาอยู่ก่อนจ่าย หรือหอที่ถือค่าเช่าล่วงหน้าไว้) ที่รับไว้ ระบบนำมาหักค่าเช่ารอบสุดท้ายก่อน แล้วค่อยหักเงินประกัน

ผู้เช่าที่นำเข้าจากระบบเดิม ระบบคิดค่าเช่าตั้งแต่เดือนที่เริ่มใช้ระบบ (Go-live) เท่านั้น ถ้าเริ่มใช้หลังวันที่ 1 จะเริ่มคิดเดือนถัดไป เพราะระบบเดิมเก็บเดือนนั้นไปแล้ว · ถ้าไม่ได้ตั้งวันเริ่มใช้ระบบ (เพิ่มผู้เช่าเดิมในหน้าทำสัญญา) ระบบคิดตั้งแต่เดือนแรกที่ระบบออกใบแจ้งหนี้ค่าเช่าให้สัญญานั้น

เดือนที่ออกใบแจ้งหนี้ไปแล้ว ระบบคิดด้วยค่าเช่าตามใบแจ้งหนี้เดือนนั้น ผู้เช่าที่เคยปรับค่าเช่าจึงไม่ถูกเก็บส่วนต่างย้อนหลังตอนย้ายออกหรือย้ายห้อง

สัญญาที่มีส่วนลด คืนค่าเช่าหลังหักส่วนลด (ค่าเช่า 5,000 ลด 1,000 ย้ายออก 15 ต.ค. → ค่าเช่าถึงวันย้ายออก 2,419.35 − ส่วนลด 483.87 = 1,935.48 ได้คืน 4,000 − 1,935.48 = 2,064.52 เท่ากับกรณียังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้เดือนนั้น)

ใบแจ้งหนี้ย้ายออกรวม ค่าใช้จ่ายประจำ (ค่าส่วนกลาง ฯลฯ) ของเดือนถึงเดือนที่ย้ายออกที่ยังไม่มีใบแจ้งหนี้ไหนเก็บ (เช่น ร่างใบแจ้งหนี้เดือนนั้นยังไม่ได้ออก) เต็มเดือน · วันย้ายออกต้องไม่ก่อนวันย้ายห้องครั้งล่าสุด ถ้าสัญญามีใบแจ้งหนี้ตัดหนี้สูญ สรุปยอดจะเตือน — ยอดนั้นไม่ได้หักจากเงินประกัน ถ้าจะเก็บจากเงินประกันให้ยกเลิกการตัดหนี้สูญก่อนทำรายการย้ายออก

รายงาน เงินประกันคงค้าง แสดงห้องที่ย้ายออกแล้วแต่ยังไม่ได้คืนเงิน

LINE ของผู้เช่า ไม่ต้องยกเลิกการเชื่อมตอนย้ายออก ผู้เช่าจะยังเห็นยอดค้างของสัญญานี้จนชำระครบ แล้วจะไม่เห็นอีก — ดู เมื่อสัญญาสิ้นสุด ยกเลิก หรือผู้เช่าย้ายออก