ตั้งแผนผ่อนชำระ

ใช้เมื่อผู้เช่าค้างหลายใบแจ้งหนี้และตกลงผ่อนเป็นงวด ๆ

ตึกที่เพิ่มใหม่จะปิดการผ่อนไว้ตั้งแต่ต้น ถ้าจะให้ผ่อน ให้ติ๊ก แผนผ่อนชำระ ที่ ตั้งค่า → การออกใบแจ้งหนี้ → รอบใบแจ้งหนี้ หัวข้อ การปัดเศษ การชำระ และเลขเอกสาร (ตั้งแยกได้ทีละตึก) ถ้าไม่ติ๊ก ปุ่ม ผ่อนชำระ จะไม่แสดง ส่วนแผนที่ทำไว้ก่อนปิดจะผ่อนต่อจนจบ

ขอทำแผน

ทำได้โดยเจ้าของ ผู้จัดการ บัญชี และเจ้าหน้าที่

1. เปิดหน้า สัญญาเช่า ไปที่การ์ด ใบแจ้งหนี้และค่าใช้จ่าย แล้วกด ผ่อนชำระ
2. เลือกใบแจ้งหนี้ค้างที่จะผ่อน (ระบบเลือกใบแจ้งหนี้ค้างทุกใบไว้ให้แล้ว) ถ้ายอดที่ตกลงยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ เช่น ค่าเสียหาย ให้ออก ใบแจ้งหนี้เพิ่มเติม ก่อน
3. กำหนด:
   • จำนวนงวด ตั้งได้ 1–36 งวด ทุกงวดเป็นจำนวนเต็มบาทเท่ากัน ส่วนเศษจะไปอยู่ที่งวดสุดท้าย (ใบแจ้งหนี้แต่ละงวดมียอดตรงกับงวด และ VAT ของทุกงวดรวมกันเท่ากับ VAT ของใบแจ้งหนี้เดิม แม้ตั้งราคาไม่รวม VAT)
   • เรียกเก็บแต่ละงวด
     • รวมในใบแจ้งหนี้รายเดือน เดือนละ 1 งวด เริ่มจากใบแจ้งหนี้ของเดือนที่เลือก และครบกำหนดพร้อมใบแจ้งหนี้รายเดือน (ห้องพักรายวันไม่มีใบแจ้งหนี้รายเดือน ใช้แบบนี้ไม่ได้ · งวดที่เลยกำหนด 7 วันแล้วยังไม่มีใบแจ้งหนี้รายเดือนรับไป ระบบออกใบแจ้งหนี้แยกให้)
     • ออกใบแจ้งหนี้แยกทุกงวด เลือกวันครบกำหนดงวดแรก และความถี่ (ทุกเดือน / ทุก 2 สัปดาห์ / ทุกสัปดาห์) ระบบจะออกใบแจ้งหนี้ให้เองล่วงหน้า 7 วันก่อนครบกำหนด
   • ค่าธรรมเนียม (ถ้ามี) จะเก็บพร้อมงวดแรก
   • ผิดนัดเมื่อเกิน … วัน หมายถึงงวดที่เลยวันครบกำหนดไปกี่วันจึงถือว่าผิดนัด (ค่าตั้งต้น 15 วัน)
   • ยกเว้นค่าปรับของใบแจ้งหนี้ที่เลือก ถ้าติ๊ก ระบบจะยกเว้นค่าปรับที่เกิดขึ้นถึงวันอนุมัติ ถ้าไม่ติ๊ก ค่าปรับที่เกิดแล้วจะเรียกเก็บตามวิธีที่ตึกตั้งไว้ (ตอนรับชำระ / ใบแจ้งหนี้เดือนถัดไป / ออกใบแจ้งหนี้เอง — ดู ค่าปรับ) ถ้าตั้งไว้เป็น ตอนรับชำระ ระบบจะออกใบค่าปรับนี้ตอนรับชำระงวดผ่อนครั้งแรก
4. ตรวจตารางผ่อนในหน้าต่าง แล้วกด ส่งขออนุมัติ ระบบจะออกเลขที่แผน เช่น PP6910-0001

ถ้าเจ้าของหรือผู้จัดการเป็นคนทำ แผนจะเริ่มทันทีโดยไม่ต้องรออนุมัติ แต่ละสัญญามีแผนที่ยังไม่จบได้ครั้งละ 1 แผน

อนุมัติ (เจ้าของ / ผู้จัดการ)

ดูได้ที่เมนู การชำระเงิน → ผ่อนชำระ เปิดแผนที่ รออนุมัติ แล้วกด อนุมัติ หรือ ไม่อนุมัติ · กด ไม่อนุมัติ ต้องใส่เหตุผล ซึ่งจะแสดงในรายงานให้ผู้ขอเห็น · หน้า สิ่งที่ต้องทำวันนี้ มีการ์ดนับคำขอที่รออนุมัติ กดแล้วเปิดตึกที่มีคำขอ (ถ้ามีหลายตึก การ์ดบอกชื่อตึก)

เมื่ออนุมัติแล้ว:

• ระบบจะคำนวณยอดใหม่ ณ วันอนุมัติ ถ้าผู้เช่าจ่ายบางส่วนมาก่อนหน้านั้น ยอดผ่อนจะลดลงตาม แล้วจึงสร้างตารางผ่อน
• ใบแจ้งหนี้เดิมเปลี่ยนสถานะเป็น ผ่อนชำระ หยุดคิดค่าปรับ และไม่นับเป็นยอดค้าง โดยเลขที่ใบแจ้งหนี้และ VAT ของใบแจ้งหนี้ยังเหมือนเดิม
• ยอดค้างของห้องจะเพิ่มขึ้นทีละงวดเมื่อออกใบแจ้งหนี้งวดนั้น

พิมพ์บันทึกข้อตกลง ได้ที่หน้าแผน (ปุ่ม บันทึกข้อตกลง) ให้ผู้เช่าและพยานเซ็นแล้วเก็บไว้

ระหว่างผ่อน

• ในใบแจ้งหนี้ แต่ละงวดจะแสดงเป็นรายการ “ผ่อนชำระงวดที่ 2/6 (PP…)” และแยกเป็นส่วนยกเว้น VAT / ส่วนไม่มี VAT / ส่วนที่มี VAT ตามสัดส่วนของใบแจ้งหนี้เดิม ทำให้ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีของแต่ละงวดมี VAT ถูกต้อง
• รับชำระตามปกติที่ POS
• แบบใบแจ้งหนี้แยก: ถ้าผู้เช่าต้องการจ่ายก่อนกำหนด กด ออกใบแจ้งหนี้งวดถัดไปตอนนี้ ที่หน้าแผน
• เมื่อชำระครบทุกงวด แผนจะเปลี่ยนเป็น ผ่อนครบแล้ว ให้เอง ถ้าภายหลังยกเลิกรับชำระของงวดใด (เช่น เช็คเด้ง) แผนจะกลับเป็น กำลังผ่อน และติดตามงวดนั้นต่อตามปกติ
• ยกเลิกรับชำระที่ผู้เช่าจ่ายเข้า ใบแจ้งหนี้เดิม (ก่อนทำแผน) ไม่ได้ เพราะยอดผ่อนคิดจากยอดที่เหลือหลังหักเงินนั้นแล้ว ถ้ายังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้งวดใด ให้ยกเลิกแผนก่อน (ใบแจ้งหนี้เดิมจะกลับเป็นค้างชำระ) แล้วจึงยกเลิกรับชำระและทำแผนใหม่
• รายงานรายได้จะไม่นับรายการงวดผ่อนซ้ำ เพราะนับไปแล้วตอนออกใบแจ้งหนี้เดิม

ผิดนัด

ทุกคืนระบบจะตรวจแผนที่กำลังผ่อน ถ้ามีใบแจ้งหนี้ของงวดใดยังไม่ชำระครบเกินจำนวนวันที่กำหนด (นับจากวันครบกำหนดของงวดหรือของใบแจ้งหนี้ แล้วแต่วันไหนช้ากว่า เช่น ใบที่ยกเลิกแล้วออกใหม่จะนับจากใบใหม่) แผนจะเปลี่ยนเป็น ผิดนัด และ:

1. งวดที่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะถูกรวมเรียกเก็บในใบแจ้งหนี้เดียว ครบกำหนดใน 7 วัน
2. ใบแจ้งหนี้งวดผ่อนที่ยังค้างจะกลับมาคิดค่าปรับตามนโยบายค่าปรับของหอ โดยนับจากวันครบกำหนดของใบแจ้งหนี้นั้น

ยกเลิกแผน (เจ้าของ / ผู้จัดการ)

กด ยกเลิกแผน ที่หน้าแผนแล้วใส่เหตุผล

• ถ้ายังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้งวดใดเลย: ใบแจ้งหนี้เดิมจะกลับเป็นค้างชำระ และค่าปรับที่ยกเว้นตามแผนจะกลับมา (เหมือนไม่เคยทำแผน)
• ถ้าออกใบแจ้งหนี้ไปแล้วบางงวด: งวดที่เหลือจะเรียกเก็บในใบแจ้งหนี้เดียวเหมือนกรณีผิดนัด

ย้ายออกหรือตัดหนี้สูญ

ห้องที่มีแผนรออนุมัติหรือกำลังผ่อนอยู่จะย้ายออกหรือตัดหนี้สูญไม่ได้ (รวมถึงเจ้าของกดอนุมัติคำขอตัดหนี้สูญที่ยื่นไว้ก่อนมีแผน) ให้ยกเลิกแผนก่อน ระบบจะเรียกเก็บงวดที่เหลือ แล้วจึงหักเงินประกันหรือตัดหนี้สูญได้ตามปกติ

ในทางกลับกัน ห้องที่มีคำขอตัดหนี้สูญรออนุมัติจะทำแผนผ่อนไม่ได้ ให้เจ้าของอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอนั้นก่อน

ต้องให้นักบัญชียืนยัน

การแบ่ง VAT ของแต่ละงวดตามสัดส่วนของใบแจ้งหนี้เดิม และอัตรา VAT ของค่าธรรมเนียมผ่อนชำระ ควรตรวจกับนักบัญชีก่อนใช้งานจริง